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企业证照怎么管理更安全、便捷?快看这里

2018-12-18

企业所拥有的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、用工许可证等,数量成百上千,加上各种经营资格、资质证书以及与资质有关的个人证件,与资产有关的房产证、车船执照、注册商标证等,更是成千上万,如何有效地管理好这些证照,为企业的生产经营活动提供及时高效的证照管理服务,已是摆在所有大中型企业面前的一项非常紧迫且重要的工作。

存在的问题:

·公司证照未实现数字化,查阅要专门跑到管理部门,影响效率。

·证照文件一般都会存在有效期,证照很多,很多时候过期都不得而知。

·证照分类不科学,查找都经常花费大量的时间。

·证照借出频率很高,有时会不知去向,了解借用人员也需要多方沟通。

 ......

会博通证照管理系统针对企业证照管理现状,建设一套综合性的证照文件管理系统,实现实体及数字证照文件的集中统一管理,结合标准化的借阅流程管理,提升证照管理效率及规范性。

 

会博通证照管理系统特色:

1、证照管理:

  公司证照随着企业的发展越来越多,新旧证照更新换代越来越频繁,企业证照如何智能化管理

  会博通证照管理系统为用户提供和现实一致的证照分类、自定义属性管理,并快速配置用户对应权限,以便于员工可按权限,对企业证照实现规范化的再利用,让企业证照管理更规范。

1)、证照分类与管理授权

·按需要自定义证照分类,并对应依管理层级,实施与现实一致的权限管理

企业可以根据自身需要自定义创建不限层级的证照管理分类(如按证照性质、类型,抑或是管理主体分类)。每一个分类都可以单独授权,配置某用户、某部门或整个公司对分类下所管理内容的访问密级,以及对其的操作权限。

2)、证照属性的自定义

·用大数据的思路管理企业证照

用户可以根据所证照的实际情况,给证照赋予自定义的属性标签(文本、日期、金额等)。不仅给证照定义了性质,还能让我们在大量的证照、资质等文件中更快地找到所需,并便于响应未来的分析需求。

3)、物联网化的证照管理

·使用电子标签、条码或二维码使证照管理物联网化

支持将条码、电子标签以及二维码,PC与移动端都可以此,实现快速查找、借阅申请等操作。

4)、证照管理事务提醒

·提醒功能让证照工作永不落单

会博通内嵌提醒功能,每一份证照都可以设置多个提醒事项,适用于证件年检、换证、延期等提醒,提醒方式以内部邮件或短信方式进行。

小结:按权限对证照进行有序化自定义管理,让证照管理更快捷、安全,一键提醒快速设定,再也不用担心忘记重要工作事项。

2、证照的应用

  随着证照种类的增多,划分也越来越细,如何快速查找、借阅、统计企业证照

  会博通证照管理通过平台检索、在线借阅、可视化统计、痕迹保留、水印等功能,帮助用户快速解决问题。

1)、搜索平台

·搜索平台帮您快速定位企业证照

提供强大的检索功能,支持关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式,并且检索结果是根据工作职能与授权决定的。


2)、证照的借用与归还流程

·借阅与归还的可流程化处理,准确记录证照的利用情况

提供借阅与归还的流程化,勾选证照放进收纳盒中,即可发起借用申请的标准化流程,流程步骤以及表单均可自定义,并可根据证照密级匹配不同层级的审批人员,不仅实现了借还的标准化流程管理,还能实现自动登记借还信息以及归还提醒等,以便于对证照利用情况进行管控与统计。

3)、证照的借用与归还登记

·对于无流程化需求的证照借还需求,提供借还登记功能

对于无流程化需求的证照借还需求,提供借还登记功能,和图书馆借、还操作类似,还可实现批量借阅与归还,同时统计借阅情况相关数据。

4)、证照的利用统计

·全面且可自定义范围的证照利用统计功能

有权限的用户可随时对证照的利用情况、利用明细以及利用排名等信息进行可自定义时间、借阅人等范围的统计。不仅掌握证照资料的利用情况,还能统计证照的使用热度。

5)、证照的使用记录

·随时查看证照使用情况,谁、何时、何地,借还信息一目了然

证照属性页面可随时查看证照的借还情况,亦可通过搜索类,设定常用的检索条件,我借阅的证照,或区分已归还或为归还的列表,应用到常用的信息快速获取。

6)、证照库存统计

·可视化的证照库存统计

证照管理应用模块带有专用的统计页面,可对库存证照的综合情况实现可视化的直观展现。

7)、证照安全管理

·方便组合的安全机制

会博通可由客户选择匹配所需要的证照安全机制,让企业的证照资质得以安全地传播与利用。

小结:通过搜索平台快速查找,进行在线借阅,并通过借阅痕迹和利用情况等,进行在线汇总与统计,对企业证照随时追溯和管控

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