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干货!移动互联网下文档借阅新趋势

2018-12-29


文档资料是企业经营管理行为的重要载体,我们在日常工作中,可以说是70%以上的时间都是在处理文档,形成成果内容后,更是可以为我们带来重复利用、历史借鉴以及促进创新的重要作用。所以,如何对这些核心资料实现规范化、流程化的管理,避免出现查找困难、借还不知去向等尴尬情况,定制一套符合管理需要的借还管理与利用机制,是标准化企业文档管理的关键。


为进一步给用户提供更加便捷和高效的文档借阅应用场景,会博通综合知识管理系统推出了移动借阅新模式,让用户轻松一扫就能实现文档在线查阅、借阅、归还,满足用户对证照、文件、档案等规范性文档的标准化管理需求。下面,让我们一起看看会博通移动端是如何快速实现文档借阅吧。


一、添加文件、申请借阅


1.进入搜索平台,扫一扫文件的二维码/条形码(会博通中管理的所有信息都会可生成二维码或条形码),或者直接输关键字搜索,即可查找出符合条件的资料,见下图:



2. 查看相关文件信息,有阅读权限的用户可进行在线预览(可标注用户名、时间等内容的屏幕水印,防止恶意扩散)。如需借阅该文件,可以选择一份或多份文件,轻触“申请借用”,添加到“文件收纳盒”中,见下图:



二、借用流程


1.提交借阅申请:用户提交申请后即进入借阅流程,形成借阅申请单(见下图),选择借用类型(电子档/原件/打印件)后,即可快速进入审批流程,见下图:



三种借用类型的借用流程:


.电子文档:经审批后,用户根据权限,在借用申请的文件清单中在线查阅归还时间,系统自动提交,同时记录借用与归还信息,方便汇总与统计。


.原件:用户根据流程步骤,通过经办人员,在线下取、阅,系统会在流程流转当中,自动记录文档借还痕迹。


③.打印(复印)件:经审批后,可设定由用户可在线打印(复印)文件,或者是由用户到承办人员处领取打印(复印)文件。


 


2、借用批准:根据用户职能和权限,审批人员可随时处理借用批准意见,见下图:



3、借用承办:批准通过后,承办人员即可对借用需求进行办理,办理后则完成借出登记,以便于统计文档应用情况(可参考《企业文档管理借阅流程全解读,你都get了吗?》,见下图:



4 归还、不归还、续借承办:如果借用原件,则需要承办人员进行归还处理,见下图:



5续借用户如需续借,点击续借后,即可快速进入续借流程(如借用审批流程一致),见下图:



以上就是会博通移动端文档借阅的详细操作流程了,经过会博通小编的详细介绍,大家对会博通知识管理系统移动端的借阅流程有了新的认知。这种随时随地、快速借阅的操作方式,也将会为用户带来不一样的体验。

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