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会博通浅谈企业档案管理信息化的必要性和优势

2019-01-21

随着企业发展的不断壮大,企业档案已然成为企业发展的重要资源,企业档案是指将企业有价值的资料进行归档、整理,即与企业发展活动相关的所有文字以及任何媒体形式的资料。如:图纸,技术标准、规程、规范、科技档案、文书档案、财务档案、工程项目档案、设备档案等所有企业和领导认为重要的凭据和原始资料、数据等。随着信息化时代的到来,海量的信息开始涌入各个企业,大量的纸质或电子文件使企业的档案管理工作面临新的挑战。如何解决信息化时代带来的档案问题,使档案管理跟上时代的步伐。会博通小编将为大家一一解析。

随着经济和信息社会的迅猛发展,档案管理信息化必将是档案事业发展的必然趋势。企业档案作为一种重要的信息资源,对企业的生存和发展具有难以估量的价值,加快企业档案信息系统化建设,运用网络管理和信息化的技术,对档案资源进行数字化管理和提供利用,使企业档案更好地为企业生产、经营和管理服务。

一、企业档案信息化的基本内容

是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术,以网络作为基本平台,对档案信息资源进行处置、管理和开发,实现档案工作为企业生产,经营和管理提供优质高效服务的过程。企业档案的信息化可以准确地向企业管理者和各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务,真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。

二、推进企业档案管理信息化的重要性和必要性

1. 适应社会发展的需要。随着信息化成为当今世界经济和社会发展的主题,人们对各种时效性强,高价值的档案信息的需求量越来越大,要求利用网络对实现档案资源共享的呼声也越来越高,而传统的档案管理模式已很难适应市场经济发展的需要,企业档案信息化管理势在必行。

2. 提升档案管理水平的需要。由于档案需长期保存,为提高存储环境,避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害,有必要运用先进的设备与技术,提高工作效率,实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平。

3. 确保企业可持续发展的需要。档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为企业发展服务,而且在减轻工作人员劳动强度的同时,也大大提高了工作效率,通过计算机快速高效地处理档案资料,使档案资源得到更加充分的开发和利用。

三、加强企业档案信息化管理的优势

1. 减轻工作人员的劳动强度,档案人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力。实行信息化后,档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率。

2. 检索查询快捷方便。信息技术发展日新月异,对于数据的处理能力不断提高,而传统的检索方式是,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案,然后再根据记录到库房查找,费时又费力,利用计算机检索,可大大较高信息的查全率和查准率,减轻管理者的劳动强度,为企业赢得市场竞争优势。

3. 提高工作效率。传统档案存在着人工工作效率低下、人工查询速度慢、存储占用空间大等缺点,更为重要的是,档案因保存时间长,很容易造成纸张受损、变质、发黄;档案资料在查阅中容易将原件损坏或丢失等问题。显然,这种落后的档案管理方式,已无法适应和满足人们对信息的需求。实施档案管理信息化后,档案管理人员可从繁重的手工劳动中解脱出来,更好地从事档案的收集和编撰工作,提高职能部门的工作效率。

4. 便于安全和保密性工作。企业档案作为一种重要的信息资源,对企业的生存和发展具有难以估量的价值,企业档案资料一旦泄露将严重损害企业的利益。档案信息化的管理更有利于企业档案资料的保密。无纸化的信息录入可以随时检查信息是否缺失,相对于过去的纸质保存,其保密工作更加便捷。计算机管理企业的档案资料,可以轻松控制查看资料的人员,通过加密的方式,可以避免资料遭窃取或外泄,档案的安全性和保密性得到了有效的保证。

总之,将现代信息技术融入企业的档案管理工作中,不仅可以提高档案管理工作的效率,同时也可以极大地简化档案管理工作内容,提高档案资料的保密性。会博通覆盖档案从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、编研、注销等全生命周期的管理,并实现实体与数字化档案的统一管理。对于我们现代的档案管理而言,完成了档案的有序化管理后,会博通也提供了如借还申请、借还登记、提醒事项等工作,让档案可以充分发挥它历史借鉴以及促进改善的重要功能。实行档案资源管理信息化,为企业的生产、管理、决策提供更高质量的档案利用服务。

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