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干货!会博通文档一体化管理,让企业文件档案管理更轻松

2019-02-11


随着信息化社会的的快速发展,传统文件档案的管理方式已发生巨大改变。特别是信息技术、电子文件的快速发展,企业文件、档案数量极速增长,传统管理方式已满足不了新时代企业文件档案管理的需求,企业实行文档一体化管理势在必行。

1、什么是文件档案一体化管理

文件管理与档案管理是一个统一,不可割裂的系统工程,文件管理是档案管理的源头和前身,档案管理是文件管理的延展深化,从文件到档案是一个连续统一、前后衔接的过程。会博通认为,文件档案一体化管理,是要在文件全生命周期管理、文件连续体等理论的指导下,以系统的科学思维和工作思路,借助计算机技术、网络技术等先进技术,对文件、档案、文件工作、档案工作实行统筹规划、统一管理,确保从文件到档案管理的高效、优化、全面控制与科学管理。

文件、档案一体化管理的具体内容应包括文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化;文件、档案一体化管理的科学指导是系统思维;文件、档案一体化管理的技术保障是以计算机技术和网络技术为代表的信息技术。会博通认为,文档一体化管理中的文件除包括文书文件外,还应包括其他各类型文件。所以,文档一体化管理包括文件与档案的分类、文件流转、文件归档、档案管理以及文件与档案的搜索利用。

2、为什么要开展文件档案一体化管理

1)文档一体化是文件档案管理理论发展的必然

从文件生命周期理论,到文件连续体理论,是文件档案管理理论的进步,原有的文件档案二分管理思路的弊端逐渐显现,而将文件、档案进行系统管控、前端控制、全程管理的思想越来越被认可和接受。文件连续体理论、前端控制、全程管理原则为文件档案的一体化管理提供了理论基础与有效支撑。

2)文档一体化是档案管理的发展趋势

文件档案一体化管理体现的是一种系统思维。从档案管理的实践发展来看,档案管理有着“简单化”、“一体化”发展的趋向。如《归档文件整理规则》的出台打破了长期以来文书文件的17大类管理,使企业档案人员从繁琐复杂的档案整理工作中解放出来,节约了人力物力,引导档案人员将注意力更多的投向档案检索体系建设、丰富检索途径、完善档案利用服务方向转变,促进了文件档案一体化管理的实现。企业以科研生产、经营开发为根本,文档一体化既是企业文件、档案工作发展必然趋势,也是企业节约人力物力、提高核心竞争力的必然要求。

3)文档一体化是现代企业制度发展的需要

我国加入世界贸易组织以来,现代企业制度逐渐得到普及和推广完善。以“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”为主要特征的现代企业制度为企业文件档案工作提出了更高的要求。现代企业工作节奏越来越快速,技术更新越来越频繁,文件档案管理作为企业基础服务保障部门,常常存在文件档案管理人员身兼数职,事务性工作十分繁琐的情况,原有的文件、档案两段式分而自治、各自为政的管理模式不能有效适应形势发展的需要,不能适应有效提高工作效率和提高工作效能的要求,实行文档一体化是企业提高工作效率提高工作质量的必然要求,使得企业在文件档案工作方面,用最少的投入办最多的事。

4)文档一体化是电子文件发展的必然要求

当前,电子文件的快速发展,电子数据呈现爆炸式增长。在信息社会、电子时代,文件、档案之间的界限已经越来越模糊,倘若按照传统纸质文件管理模式去管理电子文件、电子档案,会花费大量的人力物力财力,而且也根本就没有必要。2009年以来,中共中央办公厅、国务院办公厅、等上级主管部门印发《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划(20112015年)》,成立了电子文件部际联系会议制度,国家档案局、国资委等上级机关出台了一系列关于电子文件管理的标准规范和工作要求,对企业文件档案管理、特别是电子文件管理的创新发展和一体化管理提出了明确要求。

3 如何在企业开展文件档案一体化管理

       1)  文件与档案的分类

对文件进行分类,从不同的角度上观察可以采用不同的标准,产生不同的分类结果。文书处理的客观需要,也不可能仅仅满足于一种分类方法。分类方法的选择,应当以分类的结果对实际工作是否具有指导意义来确定。

一般来说,文件分类的依据主要由文件的使用范围、来源、行文关系、内容与性质、密级、实现要求等,如,按行文关系,可将文件分为上行文、平行文和下行文三种。按密级,又可分为保密文件和非保密文件。采用何种分类方法,应根据本单位的实际情况而定,亦可同时按几种方法对文件进行分类。

为了维持管理方法的稳定与一致性,文件分类方法一经确定,就应保持基本稳定。

2)   文件流转

一种是传统的纸质文件的人工流转方式,需要利用会博通保存电子文档,打印相关人工流转的纸质表格,流转完成后,再将相关表格和最后定稿的文件扫描录入系统。 另一种则是现代化的无纸化网络流转方式,由文件起草人提交文稿,再经过校对、会签、签发、核稿、编号、套红等程序最终形成正式文件,还可将封发、归档等程序加入流程中,让文件的盖印或加盖电子印章、邮寄、归档等工作一气呵成。

有时,还需要混合采用两种方式进行文件流转,比如说,首先采用无纸化的方式进行文件流转,以提高文件审批流程的效率,在文件正式定稿后,再以纸质的方式交关键参与人员签字确认,以满足管理与法律的需要。

3)  文件归档

           -  在文件管理阶段,会博通提供了多种自动化的方式,将处理完毕的文件自动收集到档案收集箱中,档案管理人员可根据管理需要,及时将档案收集箱中的待归档文件转入相应的档案类目中,以形成档案。

           -  对于没有自动转入档案收集箱的文件,亦可采用多种方式进行归档操作。

           -  文件的归档操作,可由文件持有者将文件移交给档案管理人员后,再由档案管理人员予以归档,亦可由档案管理员授权文件持有的部门或人员直接进行归档操作,归档完成后,经档案管理员验收,再入库保管。

4)  4) 档案管理

会博通所提供的档案管理功能包括授权、借阅与归还、统计、注册与取消注册、档案注销、表格打印以及复制、剪切和删除等,可满足日常管理的各种需要。对于借阅与归还,可实现全流程化,且还提供了到期提醒功能,可通过内部邮件或短信提醒管理者和借阅者按时归还外借的文档与资料。


5)5)  文件与档案的搜索利用

会博通提供的搜索平台,可按权限搜索文件与档案,具备阅读权的操作者,可直接阅读电子文档,没有网上直接阅读权的操作者,亦可提交借阅申请,申请在线阅读电子文档或预约去档案室借阅文档原件。

会博通通过三十余年的不断改进与提升,已由一个文档一体化软件变身为综合知识管理平台,其最为基础的、专业化与通用性极强的文档一体化管理功能,仍然是其亮点之一。更多有关文档一体化详情,请查阅https://www.huibotong.cn/ProductCenter-WDYTHGL01.aspx


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