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档案得到规范管理+低成本管控=爱情+面包!!!

2019-02-26

在组织内部普遍会出现以下现象:

档案管理混乱,找个资料比较不好找,电子目录不完整纸质的目录易丢失,再者是由一个对档案管理不熟悉的人管理。大部分企业都认为档案管理很简单,结果各部门资料分散管理,导致档案居然无从找起资质到使用的时候才发现早已过期;借出的资料在谁的手上?是否到期归还了?到期是否已归还?什么时候借出的?完全搞不清楚。



档案是每个企业都需要把控的重要核心内容,因为档案资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果,很多时候,管理只是停留在个人或部门层面,这些重要的档案会因为员工的离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

其实非常多的企业都意识到了这一点,希望找出一个档案管理的解决方案,但是,又会苦于不懂专业或者没有工具支撑,导致始终得不到科学化的管理。

有些企业经常在犹豫,是应该请一个专业的档案人员,还是采用一套专业的档案系统呢?

其实问题的根本是:如何管理好档案的问题,是希望有一个解决方案:

1、 找一个专业档案员或参加档案管理培训其实就是学习提出解决方案的能力;

2、 采购档案管理软件其实就是采购一个现成的解决方案。

从管理结果与效率而言,采购软件肯定会更快,因为只需要把您的要求提出来,软件就能配合,并起到您所希望的管理目的。

那么,值得注意的是,采用档案管理系统主要能为您实现以下两个重要目的:

档案的有序化管理:

利用系统按照实际情况,对档案的分类进行重新的梳理,按照会博通提供的,符合国家标准的档案管理方法录入对应的档案,并根据要求实现数字化管理,录入完成后,对应的档案表格(包括封面、目录、备考表、背脊等)均可套打,完成档案的采集、立卷、整理的有序化管理。

档案的规范化应用:

会博通提供细粒化的权限管理体系,用户可在系统中查阅档案资料,并提供纯线上、纯线下以及线上线下结合的借还管理体系,全面记录档案的应用情况,从而不再出现档案资料管理不规范,纸质档案难寻找、易丢失等尴尬问题。

您可以参考会博通综合知识管理系统的解决方案:


 


会博通综合知识管理系统,可将档案上升到知识管理范畴,照顾到档案从采集、整理、录入、归档入库、借还、编研、注销等全生命周期的管理,并实现实体与数字化档案的统一管理。完成了档案的有序化管理后,会博通也提供了如借还申请、借还登记、提醒事项等功能,让档案可以充分发挥它历史借鉴以及促进改善的重要功能。

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