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企业档案居然这么重要,后悔没有早知道!

2019-03-10

“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。”——中国共产党中央委员会总书记,中共中央军事委员会主席,中华人民共和国主席,中华人民共和国中央军事委员会主席,习近平曾有言论。

从习总书记的言论中即可得知,档案不仅仅是领导决策的依据,工作考察的凭证,科学研究和基础设施、设备建设等方面的可靠自理,还是具有重复利用、历史借鉴以及促进创新的重要材料!同时,如今被很多组织所遗忘的,档案还具备重要的证据性与情报性价值,它可以作为:

1. 维护组织、个人权利的法律书证;

2. 组织各方面经营管理活动的依据;

3. 组织连续工作必须考查的凭据;

4. 生产活动的情况、成果、经验和教训;

5. 竞争、科研情报与成果的依据与参考材料!


当我们懂得档案是什么的时候,却没有意识到档案管理其实是一门专业,很多组织认为,档案其实就是把关键文件存储起来,但是,很多时候,管理只是停留在个人或部门层面,这些重要的档案会因为员工的离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。那么,档案应该如何管理呢?

实现档案管理的规范化、有序化、全面化、高效化、知识化与安全化。

会博通®认为,做好档案管理应该按照以下几个点:

1. 管理制度——建立健全的档案管理制度是做好档案管理工作的前提

2. 管理工具——采用先进的管理工具是提高档案管理效率的保障

3. 领导号召——应该充分发挥领导的号召力,提高部门人员档案管理的意思,调动部门积极性

4. 员工出力——应该充分发挥档案管理员的主观能动性,共同协作完成档案管理工作

5. 部门协同——部门之间形成有效的档案管理流程,将档案管理流程化,规范化


首先,档案的有序化管理是基础

会博通®认为,档案管理应该在符合国家标准的前提下,制定档案管理制度与相关的流程规范,并采取信息化手段实现从档案采集形成、存储积累到再利用的全生命周期管理,实现实体档案和数字化档案一体化管理。


然后,利用管理系统实现档案的全生命周期管理


接着,应该形成档案查阅权限体系以及借还管理体系,全面把控档案利用规范

会博通®认为,档案有序化管理只是第一步,更关键在于档案再利用。档案资料利用贯穿于档案管理工作的各个环节和档案的整个生命周期,是检验档案管理工作质量的根本标准。

企业在生产经营中会产生包括产品手册、专业资料、证照、销售方案、营销方案、客户资料、工作流程、业务流程、行政流程等资料,这些都是企业在生产经营过程中的成果文件,需要建立一套完善的管理制度,采用科学的管理手段和工具,让档案资料真正我所用,为企业和个人创造价值


从而,建成企业内部数字化档案知识云,集中实体与数字化档案统一管理

线上线下结合的综合档案管理,在系统中可按照配置好的权限体系,按权限查看电子档案,如需查看实体或电子档案,可在系统中,根据借还管理体系,申请借阅或查看存放地点示意图,借出时,可根据流程或登记办理借出登记手续。



再此之上,配置档案管理安全体系


最后,全面实现档案的规范化、标准化管理

1. 档案全面数字化管理,快速查阅、借还、存取

2. 重要资料不再分散管理,企业层面管控文档资料。

3. 资质、证照等期限管理不再复杂,及时提醒

4. 各类型档案有序化管理,实现档案的综合利用。

5. 档案存取有记录利用情况易统计,全面把控档案进出。

6. 配置系统应用安全策略,保障企业档案安全

7. ……






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