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采用互联网模式,解决工程项目档案管理痛点!

2019-04-07

作为工程行业专家的你,有没有想过,工程项目档案资料可以作为工程质量管理、进度监控的重要材料?以往,我们都是在实现工程项目的基础上去完成相关的档案工作,基本上都是延续事后管理原则,让档案作为一个工程项目的附属品,仅仅作为验收和应付上级部门的工具。

这种周期长、工作量大的事后管理方法,显露出了工程项目验收原始资料不齐全、竣工图文件编制不规范、资料跟踪收集不及时、检查工作强度大等等的问题。然而,如果将工作翻转,让档案作为工程项目管理的一个重要部分,将会是一种什么效果?

但是,工程项目架构层级化,涉及单位较多,大家水平不一,试问怎么实现标准化的运作?

其实,每一个工程项目的参与方,不论是监理、设计还是施工单位,均有配置资料员,只是,我们的资料收集工作一贯都是事后处理,因为,我们只把这些档案作为项目验收的依据使用,假设我们将归档工作分解到项目的每个进度节点呢?那么,我们会发现,工程项目档案管理不再是繁琐的工作。

我们遵照谁形成,谁归档原则,依规范性文件要求收集及整理,通过会博通即可对纸质、电子文件同时归档,并向对应的管理单位进行移交

1.实现分布式的档案整理与数字化流程管理

各单位通过会博通可直接采用标准化、规范化的方式,录入、扫描以及上传对应的工程成果文件,形成档案案卷,并对应打印档案整理所需的封面、目录、背脊等,以完成完整的纸质案卷。这种分布式的档案整理,同时减轻了建设与承建单位的工作量,也直接采用标准化方式,保障工程档案的完整性与规范性

2.实现档案的实时归档管理

事后归档是一种工作量大、周期长、易出错的工作流程,采用会博通后,给承建单位一个可实时归档工程成果文档的平台,建设与监理单位可以在系统中实时监控项目资料的到位情况,先审查电子文档,再对实体档案进行比对,实现实时归档管理

3.通过档案管理实现工程项目的监控与进度管理

分布式的档案整理提高了档案制作的效率,解决了规范性的问题,实时归档也让档案可以起到监控工程实施进度以及工程实施情况的重要作用,把庞大的工程项目,结合管理节点,利用档案资料进行再一层的审核,为工程项目监控与进度管理提供多一重保障

同时,会博通是一套涵盖档案从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、编研、注销等全生命周期的管理系统,不仅能实现实体与数字化档案的有序化管理,也提供了如借还申请、借还登记、提醒事项、档案编研等功能,让档案可以充分发挥它历史借鉴以及促进改善的重要功能。

众多工程行业企业及管理单位均采用了会博通,全面实现办公自动化管理,并与综合性档案管理模块连成线,从审批事项的发起、审批、形成成果文件、发布到最后归档全面实现一体化管理。通过工程项目资料的实时归档,同时实现工程项目建设情况的整体管控,归档后员工可以按照权限取用,不仅从公司层面全面实现企业专有核心资料的管控,还将企业内部专用知识内容,开放给拥有对应权限的员工取用,响应其学习需求,为工作提供知识支持。

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