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证照、资质过期不得而知?借出的证照在谁的手上?什么时候借出的?鸭梨山大!

2019-05-06

证照是证件和执照的统称,一个能力越强的企业拥有的证照类型越多,数量也是相当的庞大。如何将数量繁多的证照有效的管理起来也是任何一个企业都值得思考和解决的问题。

在我们和很多企业的沟通接触中,发现目前的证照管理体系一般都存在以下的问题:

一、证照的分散式管理,各部门管理自己部门的证照,导致某些业务交叉的证照经常性的出现“有什么,在哪里,找谁要”三不知的问题出现;

二、企业有专门的部门或者人员来统一管理所有的证照,但是证照没有实现数字化分类也不科学,借用人员需要找到专职人员才能核实到证照是否在库,大大的降低了员工的工作效率;

三、大部分的证照都存在有效期,因为没有完善的提醒体系,所以无法精准地把控证照的到期时间,继而影响到某些需要调用证照的业务的正常运行;

四、部分证照的借出频率过高,没有一套成熟的借还管理体系,一旦证照出现丢失或者未归还,无法有效的溯源到证照的具体借用情况,极大的影响到证照的正常使用。

会博通综合知识管理系统针对客户反映的问题,以知识管理的角度,向各类型企事业单位提供了一套综合性证照、资质管理解决方案,实现实体及数字证照的集中统一管理,结合权限管理体系以及标准化的借还管理体系,从而有效地提高了证照管理的效率。



证照的有序化管理

按需要自定义证照分类,并对应依管理层级,实施与现实一致的权限管理

企业可以根据自身需要自定义创建不限层级的证照管理分类(如按证照性质、类型,抑或是管理部门分类)。并且,每一个分类都可以单独授权,配置某用户、某部门或整个公司对分类下所管理内容的访问密级权限,以及对证照内容查删改阅等的操作权限




可自由定义证照属性标签,实现实体与数字化证照的统一管理

用户可以根据证照的实际情况,给证照赋予自定义的属性标签,不仅实现了实体证照的管理,还能让搜索更为精准。




可给证照设置多个提醒事项,让管理工作永不落单

会博通内嵌提醒功能,每一份证照都可以设置多个提醒事项,适用于证件年检、换证、延期等提醒,提醒方式以内部邮件或短信方式进行。



 

证照的规范化应用

搜索平台帮您快速定位企业证照

支持关键词检索、全文检索、类自然语言检索、二次检索等多种检索方式,并且检索结果同时能够根据授权决定,这样就能杜绝保密性较高的文件不至于被他人知晓。




借阅与归还的可流程化处理,准确记录证照的利用情况

会博通实现了证照借阅与归还的流程化管理,通过勾选所需的证照放进收纳盒中,即可发起借用申请审批,并且,流程步骤与表单均可自定义,不仅实现了借还的标准化流程管理,还能实现自动登记借还信息以及归还提醒。




全面且可自定义范围的档案利用统计功能,再也不担心证照的去向

证照的统计能够从多种维度去满足证照统计的实际需求。比如对证照的利用情况、利用明细以及利用排名等信息进行可自定义事件、借阅人等范围的统计。

 


随时查看证照使用情况,谁、何时、何地,借还信息一目了然

证照是一个企业能力的体现,让证照得以安全的使用也是信息化管理需要考虑的重点。会博通提供多种安全机制,以及系统监控平台,企业可根据自身需要去选择相应的安全机制组合。



 

证照管理无小事,信息化的管理不仅仅能满足企业对证照多元化利用的需要,同时也能让证照的管理更加的便捷、安全和高效。

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