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档案——企业最宝贵的财富

2019-05-15

档案是什么?简单来说,档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性,“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时,也继承了文件的记录性,是重现历史真实面貌的原始资料。

“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结、规律得以认识 、历史行以延续,各项事业行以发展,都离不开档案。在全面建设小康社会进程中,档案工作显得越来越重要。”——习近平

我们的习近平主席经常强调档案工作的重要性,它是领导决策的依据,工作考察的凭证,科学研究和基础设施、设备建设等方面的可靠资料,还是具有重复利用、历史借鉴以及促进创新的重要材料。国家也非常重视档案管理,专门制定《中华人民共和国档案法》,旨在加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务。

档案那么重要,那么企业关于档案管理工作一定做的很好。不,并非所有企业都重视档案管理,尽管他们知晓档案的重要性。通过会博通多年的行业经验,企业档案管理一般存在以下问题:

1、档案多而乱,易丢失。

2、各部门分别归档保存,没有统一管理。

3、无法随时随地查看档案。

4、缺乏有效的档案查询方法。

5、档案泄露,企业蒙受损失。


会博通综合知识管理系统针对以上问题,为企业提供涵盖档案全生命周期的解决方案,实现实体与数字化档案的有序化管理,以及档案形成后的规范化应用。




一、档案的有序化管理

可采用会博通,实现文书、基建、声像等不同类型的,实体与数字化档案管理。


会博通满足综合性档案管理需要,提供对应的档案管理分类

通过会博通系统,可根据其企业性质以及管理需要,自定创建需要管理的档案门类,并根据实际情况再对应的分类下进行档案立卷。




会博通满足管理各类型实体与数字化档案的需要

会博通支持信息属性的自定,针对不同类型的档案,可赋予对应的档案属性,如声像档案、文书档案、基建档案等,都有其特殊的档案属性。完成档案分类与立卷后,实体档案在系统中以条目存在,档案属性记录实体档案的信息,包括其存放地点图示;数字化档案可带有正文与附件,可供用户查看



会博通提供实体档案与数字化档案的采集功能

企业用户可按组织内部的管理习惯及需要,根据谁产生,谁归档原则,授予相关人员录入权限,并匹配采用符合组织自身需要的档案采集方法。



档案归档入库时进行档案注册

完成档案的录入后,即可进行档案注册,案卷里的归档编号、页数可以通过注册自动生成与汇总计算,同时注册之后的档案不可随意编辑修改(除非取消注册)。



二、档案的规范化利用

企业的综合性档案在会博通中实现了有序化管理后,可通过会博通的权限体系、借还管理体系实现档案的规范化应用。


细粒化的权限管理,保障档案应用安全

会博通的权限体系是针对管理分类授予的,每一个分类都可以单独设置权限,授权对象是组织架构中的组织或具体的用户,首先是定义授权对象可访问的档案密级,以及可以进行的操作行为。会博通的权限管理有两个特点:一个是可以区分阅读条目和阅读内容的权限;另一个是可以区分自己创建和他人创建的内容的权限



受权限控制的搜索平台——让档案“无所遁形”

其实很多档案利用的最大障碍就是难以查找,要想在海量的档案库中找寻出某一个案卷或者是某一份文件,那难度太大了。使用扫码或关键字检索方式(支持关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式),并且检索结果是根据所授予的权限决定的,让档案无所遁形,高效利用档案的价值。


纯线上、纯线下以及线上线下结合的档案借还体系

用户可通过会博通,使用扫码或关键字检索方式定位档案资料,对于没有权限或需要借用原件/复印件时,可发起借用流程。

纯线上的申请:系统中有权限看到的档案条目,都可以发起借阅申请,借阅流程通过之后,申请人就可以在规定时间内有预览电子档案的权限,到期之后自动关闭权限,不需要人工设置。

纯线下的申请:申请人只需在会博通系统中借阅与归还模块中,即可对档案的借还(出入库)进行登记。

线上申请线下取用:支持线上申请借阅电子文档,借阅流程通过之后,承办人就会收到系统通知提前准备好相关档案,流程走到申请人就会提示去取用实体档案了,这也大大节省了不必要的沟通和无效等待的时间。



这三种借还方式都会在系统中统计下来,申请人,批准人,什么档案,用途等都一一记录,随时可以追溯。


可自由组合的系统安全机制

会博通提供多种安全机制,为了企业的档案应用保驾护航!


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