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互联网助力企业文档管理系统升级

2019-05-17

在互联网时代,电子文件的应用已经渗透到了现代人的工作和生活中。如果缺少对电子文件的合理控制,就会造成文档冗余、版本错乱、文档丢失等问题。此时,许多具有文档管理需求的企业或个人都面临着如何选择一个好的文档管理系统的问题,而要解决这个问题,用户必须首先了解文档管理系统能给我们带来什么样的功能与便利。


第一、只能管理文档的软件

一些企业已意识到文档管理的重要性,并找到各种文档管理解决方案,但是,他们往往把文档管理理解成文件的备份和保存,变成了一个额外的工作,且不说员工会抵触,也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合,很多时候,往往难以达到理想的效果。

因为一般企业对于文档管理的误区,只停留在文档的存储与备份层面,但还是会出现查找困难、借还不知去向、变更版本混乱、权限不清导致恶意扩散等文档形成后的后续管理问题。


第二、与日常工作紧密相关的文档管理软件

企业文档管理,应该考虑到如何让员工在潜移默化中,直接利用文档管理系统去创建文档,并可以支持文档创建的过程管理、形成成果文档后分门别类的管理,以及后续的再利用。

因此,文档如何进行分类,需要记录哪些字段,权限如何管理,如何实现规范化的协同编辑,怎样管理文档的版本与变更等,都是企业文档管理的核心问题。



会博通综合知识管理系统帮助企业搭建适合企业的文档管理体系,让企业员工充分有效地利用企业内部文档的价值,从而促进企业的文档管理走向系统化、科学化、规范化,提升企业综合竞争力。

会博通为企业提供文档从创建、协作、归档到再利用的全生命周期管理,员工在文档创建之初就利用系统创建文档,并可启动对文档的协同工作(如编辑、校对、变更、审批等),形成成果文档后,可把成果文档,以及形成成果文档的管理痕迹(协同痕迹),一并分类保存到对应的文档分类中,从而在企业层面完成了文档的集中统一管理。

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