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日常办公杂乱无章,你可能需要一个文档管理系统!

2019-05-24

     拥有标准化的文件管理系统是企业信息化建设过程中不可或缺的,是企业规范化管理的重要一步。随着网络技术的不断进步,文档管理系统提供的功能不再局限于文件的集中管理。文档管理系统如何帮助企业实现数字资产的标准化管理?

     通过文档管理系统,企业可以集中存储和管理大量文件和各类数字资产(如办公文件、视频、音频、图片等)。会博通提供了严格而灵活的权限管理机制和文件共享机制。

文档是每个企业都需要把控的重要核心内容,因为文档资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果,很多时候,管理只是停留在个人或部门层面,这些重要的文档会因为员工的离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

特别是随着企业信息化的加速,将使企业收集到大量的数据和信息。这些信息包括企业机密、培训材料、管理规范等,是一个企业经营发展情况的重要载体,面对大量格式多样的文件,依靠传统的文件管理方法将难以应付。

一些企业已意识到这些问题,并找到各种文档管理解决方案,但是,他们往往把文档管理理解成文件的备份和保存,变成了一个额外的工作,且不说员工会抵触,也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合,很多时候,往往难以达到理想的效果。

所以,关于文档管理,会博通综合知识管理系统主要注重以下两个问题:

1、如何将文档管理融入到员工实际的工作中

企业文档管理,应该考虑到如何让员工在潜移默化中,直接利用文档管理系统去创建文档,并可以支持文档创建的过程管理、形成成果文档后分门别类的管理,以及后续的再利用。

会博通为企业提供文档从创建、协作、归档到再利用的全生命周期管理,员工在文档创建之初就利用系统创建文档,并可启动对文档的协同工作(如编辑、校对、变更、审批等),形成成果文档后,可把成果文档,以及形成成果文档的管理痕迹(协同痕迹),一并分类保存到对应的文档分类中,从而在企业层面完成了文档的集中统一管理。


不管是合同、方案、报价、案例等等,各种类型的文档都可以采用以上的闭环管理模式,帮助企业通过文档链来管控供应链、业务链,将文档转变为企业的核心竞争力!

2、企业怎样有序化、规范化的管理文档

因为一般企业对于文档管的误区,只停留在文档的存储与备份层面,但还是会出现查找困难、借还不知去向、变更版本混乱、权限不清导致恶意扩散等文档形成后的后续管理问题。会博通一直都在研究用户在文档管理方面的痛点,认为以下几个功能是其中的关键:

分类与属性的自定义

每个企业对于文档的使用场景都是不一样的,所以导致有多种分类方法,有些企业以部门为单位分类,有些企业以文档类型来分类,并且,文档管理的规范性在于,可以对文档资料标注能定义其性质的属性,如发证机关、有效期等证照属性;合同金额、甲乙丙方等合同属性,会博通提供的分类与属性的自定义功能,可满足企业管理不同类型、不同性质文档内容的需求。



管理权限

要避免核心文档资料的恶意扩散,就需要确定员工权限的边界,文档应该按照其重要性定义不同的密级,会博通的授权体系是针对具体用户或组织实现的,可授予该用户/组织在某一文档分类中可访问文档的密级,以及对这些文档资料的使用权限,包括:条目(元数据)阅读、内容阅读以及增、删、改等,并可对本人和他人创建的文件进行区别授权。



搜索平台

搜索平台是现下最为便捷的查找方法,会博通搜索平台支持关键字、组合搜索条件或者是二次搜索,搜索结果受权限控制,帮助用户更快、更精准地找到所需要的文档资料。


标准化借、还管理

各个分支机构、下属公司或部门,众多文档使用人员,文档的在库情况,借出了在谁手上,借阅归还的情况如何,如果单单依靠人工管理,时间一长就不知去向。因此,企业应该按实际管理规定,按密级匹配制定借阅、借用、复印的标准化流程。


                                                         


版本管理与变更

文档的变更应该采用标准化的管理流程实现,启动变更流程后,在变更未审定之前,该条信息不再容许修改和下载,只保留阅读权限。并且,变更一旦审批通过之后,新版本应该替换老版本,而老版本则存放在历史版本中,以便于追溯。而变更、过期处理等这些与文档维护、文档内容有关的工作安排,可以设定周期性的提醒事项,避免出现过期不得而知等问题。

会博通文档管理系统帮助企业搭建适合企业的文档管理体系,在这一过程中,通过建立全新的文档管理系统,让企业员工充分有效地利用企业内部文档的价值,从而促进企业的文档管理走向系统化、科学化、规范化,提升企业综合竞争力。

总之,没有最好的管理软件,只有最适合的管理软件,软件是管理行为的辅助工具,是需要配合企业管理制度共同实现的,在一定程度上也代表着管理者的管理思维以及管理理念。

      会博通是一个综合性的信息与知识管理软件品牌,体现的,更是一种思想,关于数据、信息与知识管理的思想。我们认为,对于知识管理,首先是要知道和了解,然后是尽可能广泛的获取各种各样的知识,取长补短,才能融汇贯通,学有所长、学有所用。


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