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文档管理系统掌控企业信息命脉

2019-06-20

企业发展过程中,离不开各种电子文档。但是常常这些文件缺少专人管理,极容易出现企业机密被公之于众,重要信息流失,企业内部沟通不畅,文档管理对于公司发展有着非常重要的作用,管理不善,会对企业的发展起到阻碍作用。如今,一些大型的知名企业已经开始关注文档管理系统,将公司各部门的信息都存储到指定服务器上,从而进行有效管理,防止信息的丢失。

文档管理软件的出现,可以轻松的管理公司各部门的全部文件,再也没有出现过文件丢失的事情,而且部门内部、部门之间在信息沟通上更加便利,提高了工作效率。


每一位员工都将自己常用的资料传输到公司的服务器上,并且可以设置文档的拷贝、阅读、打印等权限,如果属于保密的文件,便可以将权限设置为仅为自己所见,而对于部门内部或者部门之间交流的资料,就可以有针对性的对其设置相应的权限。不用硬盘拷贝、QQ传输这样的传统方式,资料更安全、更保密。

文档管理系统自问世以来,便深受关注,功能强大,界面简洁,操作便利的优势,通过利用先进的网络技术,实现了企业文档资料的全面电子化信息化。文档管理系统为您搭建企业内部信息共享、协同沟通、知识沉淀的交互平台,快速查询业务流程管理办公,为企业带来高效、便捷的文档管理解决方案。

文档资料承载企业的发展记忆、经验以及成果,一般管理只停留在个人或部门层面,这些重要的文档会因为员工离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

企业普遍会把文档管理理解成文件的备份和保存,变成了一个额外的工作,且不说员工会抵触,也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合,往往难以达到理想的效果。

会博通综合文档管理系统可以管理企业层面、部门层面以及个人层面,三个层级不同类型的文档资料,这些管理分类都可以分别授权,员工按照与其职责职能一致的权限使用,并且,系统中的每一个文档都可发起流程参与审批以及工作协作。

同时,提供知识问答、论坛中心等知识分享应用,让员工分享经验,从而凝聚企业的综合性知识内容,响应员工的学习需求。您使用搜索引擎在系统中了解与企业业务有关的知识内容,就像百度一样,结果的来源有文章(就像百度文库)、具体的客户资料、以往的业务成果等等,还有咨询台(像百度知道)、论坛、微博带来的经验内容,从而响应员工的学习契机。

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