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做好文档管理是企业管理者的重要职责

2019-06-27

企业文件涵盖了企业核心知识、文化内涵、经营经验等无形资产。越来越多的管理者认识到文档管理在企业管理中的重要性。企业文档管理是一项必须做好的系统工作。但是,如何提高企业文档管理的水平,是许多管理者应该思考的问题。


企业文档管理中存在的问题

1、碎片化存储

通常,公司文档分散在各种员工的工作电脑和移动设备中,没有统一归纳和存储。这将导致寻找资料时不知道文档在谁手里,旧文件存储位置记忆模糊无法快速找到等问题,非常影响工作效率。另外,有项目负责人变更,员工入职,辞职等情况下,文件的转移不能顺利连接。

2、文档权限不清

目前,大多数企业的内部信息和机密文件只允许少数人共享和流通,但有时涉及到上下级之间的合作,甚至公司内外的合作,都超出了传统文件管理方法的控制范围。此外,由于人员权限不清,核心文件的细节被错误地修改和删除,甚至不时发生恶意删除。

3、缺乏文档共享协作

在工作组中修改文档时,通常由QQ,微信,电子邮件等进行传输,从而导致文档的多个版本。下载和保存时很容易分不清楚哪个是最新版本,团队无法保证看到的是修订后的最新版本,这极大地影响了协作的效率。

如何改进企业文档管理?

文档标准化管理是一项系统工程,促进文件的集中管理,平台办公是大势所趋。会博通文档管理系统可以帮助大部分企业和团队进行有序、安全、稳定的企业文档管理。与云盘等工具不同,管理者可以根据工作相关性和级别从上到下分配文档权限;统一的文档存储,便于快速查找重要数据;团队中的文档信息是实时共享的,文档修改痕迹、历史版本永久留存。

在企业管理中,文档是工作结果的直观表现,是企业软实力的积累。在日常的文档管理中,利用更加先进的软件工具,避免因为文档管理不善造成的企业知识流失和协作效率低下,是每个管理者的重要职责。


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