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文档管理系统主要解决什么问题?

2019-06-28

用过文档管理系统的客户也常常搞不清楚,文档管理系统主要能解决哪些问题,下面小编带大家来了解一下,希望对新老客户有所帮助。



第一:文档缺乏集中管理

一般企业的电脑少说也有20-30台,电脑的数量将会越来越多。现在文档分散在各台电脑上,难以查找和控制,也就无法管理了。

第二:文档安全没有保障,泄漏时有发生

如今,许多公司都在关注文档安全,特别是政府,军工和公司等。如何确保机密文档在合理范围内共享,不泄露。如何让普通员工有限地访问公司的核心文档。即使可以查看,也无法下载并将其删除?这是许多公司关心的事情。

第三:文档搜索速度很慢,有时需要很长时间才能找到所需的文档

我们经常听到同事们说他们在找文件。根据统计,我们用电脑工作,每天有都有员工花30-45分钟寻找文件。如何节约时间,提高工作效率,也是摆在我们面前的一个重要问题。

第四:文档版本管理混乱,难以判断文档是否正确

我相信大家都遇到这样的情况,在电脑上找2年前某个项目的方案,费了好一段时间找到了,但是找出来有45份这么多,到底哪个是最新的、正确的方案,连自己都很难判断。

第五:文档协作困难

现在,每个人基本上都通过qq或邮箱发送文件,形成积累是困难的。此外,这种文件合作和分享的方式将产生多个相同的文件,以后将难以确定正确的文件。文档的审批还是在使用原有纸质的方式,这样会造成资源的浪费和审批的不及时。

第六:公司资产在无形中丢失,企业知识难以解决

每个企业都会或多或少地出现人员流动、人员离职、工作交接不完整、不充分的情况。员工离开工作岗位带走企业的知识。这种现象很普遍。我们的企业如何应对这些问题,同时,我们如何才能真正地将企业文档转化为企业资产?这也是我们需要关注的问题。


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