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为什么公司需要文档管理系统?

2019-07-11

文档的使用类型和方式有很多,可能是公司正式发布的文档,可能处在编写阶段的文档,也可能是已经归档不能再修改的。

企业的智力资产承载着企业的发展记忆、经验以及成果,一般管理只停留在个人或部门层面,这些重要的文档会因为员工离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能,而过分保护,不去使用,非常不利于企业的创新发展。


在文档管理过程中,企业经常遇到以下问题,下面文档管理系统小编带大家一一分析。

1、文档存储、管理困难

企业经过多年的积累,文档的数量和容量都很庞大,尤其是知识型企业。文档类型、格式和用途各不相同。即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间,靠人工有效管理几乎不可能。

2、文档查找缓慢,效率低下

文档查找是一项效率非常低的工作,每天查找文档需要花费大量时间。传统的人工方式和资料柜管理,查找非常缓慢。即使在本地搜索,从大量文档中查找所需的文档也是一项费时费力的任务,而且大多数文档根本无法进行全文检索。因获取信息和文档慢可能导致失去商机的情况发生。

3、文档版本管理混乱

由于工作文档经常会被不断地修订,有些文档多达数十乃至上百个不同的版本,文档版本繁多,难以整合和统一管理。很多用户会用新版本覆盖老版本,但是这种情况下,一旦用户需要恢复老版本时,已经很难找回来,造成知识流失。另外也经常发生因使用错误版本而导致客户流失的事情。

4、文档无法有效协作共享

目前,除了少量文档通过共享目录、邮件、网络即时通讯软件被不同员工共享外,大多数电子文档都属于员工的“私有财产”,很难及时获得所需信息。同时缺乏高效的共同编写文档方式(合同、解决方案等),使得文档共享和协作变得不方便,导致员工、企业和客户、供应商和合作伙伴之间缺乏有效的文档共享和协作。

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