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企业文档管理难管理?试试文档管理系统

2019-07-25

随着信息化技术的不断发展,如何管理不断增长的电子文档已成为企业需要解决的首要问题。企业的智力资产承载着企业的发展记忆、经验以及成果,一般管理只停留在个人或部门层面,这些重要的文档会因为员工离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能,而过分保护,不去使用,非常不利于企业的创新发展。下面,我们来看看企业文档管理中存在哪些问题,该如何解决。

一、真实性难保障

电子文档是在计算机上起草、定稿和修改的,因此具有方便修改和复制的特点,与黑白纸质文档不同,电子文档修改后一目了然。通过随意添加、删除、修改原稿内容,原稿内容不断变化,失去了电子文档保存的意义。


二、安全性存在隐患

电子文档对操作系统的软件、硬件、网络技术等方面有很强的依赖性。稍不注意,电子文档将被篡改、丢失和损坏。安全性是企业电子文档管理中最困难的问题之一。

三、开放性不好把控

涉及到企业内部信息的文件不宜公开,但合同文件需要与客户共享。可见文档的参与者需视文档而异,这对文件的开放范围和共享权限设置有着很高的要求。

四、统一管理比较混乱

一般而言,企业将配置服务器来存储公司的规章制度,并且在办公中生成的文档存储在每个员工的计算机中或通过邮件共享。这样,员工流失和电子邮件删除意味着文件永久消失,无法达到统一管理的效果。

会博通文档管理系统怎样帮助企业解决以上问题?

1、集中统一管理企业内部不同层级、类型的文档资料

2、文档协同化管理,应用到具体业务中,不再成为“额外工作量”

3、不限单一地域、单一时间,全面实现移动化应用(多终端、协作、互助)

4、强大的适应性选件,让文档管理与应用更具效能

5、文档安全控制,让组织的核心竞争力得以安全地传播与利用

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