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文档管理系统选型失败的原因是什么?

2019-07-29

目前市面上存在的文档管理系统企业不在少数,提供的文档管理系统类型也各有不同。对于初次接触这类产品的企业难免眼花缭乱,不知道从哪方面去着手,下面会博通小编根据以往的客户经验案例,带大家了解文档管理系统选型失败的原因是什么?


1、太过于关注价格

当许多企业选择文档管理系统时,他们往往遵循“一切向钱看”的原则。如果客户因为价格的原因选择一家新成立的文档管理系统制造商。刚成立的厂商资质不全、产品不稳定,连技术支持的专职工程师都没有,这样的软件在具体使用中的效果可想而知。


2、忽视实施和服务

企业的服务质量是项目实施成败的决定性因素。然而,在选择产品时,许多企业只注重产品的质量,忽视了企业的后续服务。产品质量很重要,但但厂家的服务业起着至关重要的作用。任何项目的实施都是一个完整、系统、复杂的过程,涉及到企业的应用环境和业务部门文件流转等方方面面。在项目实施前,需要对各业务部门进行详细的调查。


3、不考虑兼容性和扩展能力

大多数制造业只在文档管理系统的过程中考虑当时的影响,而不考虑未来的维护,兼容性和升级。一些信息安全厂商仅在实施加密和解密功能时根据应用程序的版本和文件格式实施保护,并且未考虑将来的升级和维护。此外,随着企业的不断发展,办公系统的完善,以及企业关键业务系统的扩展,公司在选择产品时忽略了产品的兼容性,导致数据安全管理的实施系统与企业的原始业务系统发生冲突,严重降低了企业的效率。


文档是企业经营、发展痕迹的重要载体,是企业实力的体现,是帮助未来提升产品与服务质量、促进创新的主要借鉴材料。但是,因为历史原因,很多成果内容都以纸张为载体,借还不方便,查阅都要翻查很长时间,如果管理不善,经常会出现资质过期不得而知、查找困难、借还不知去向等尴尬情况,如何有效管理、正确维护好企业文档,定制一套符合管理需要的借还管理与利用机制,是规范化、标准化企业文档管理的关键


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