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会博通项目档案管理平台:数字化、智能化管理档案

2019-09-12

随着社会的发展,国家对基础设施的投入大大加强,对建筑工程的质量,进度等各方面要求,也更加严格,也更加规范。由于工程质量一般都具有隐蔽性,比如对水泥柱里面的钢材,它的检验,就需要资料来作为依据,所以对于工程质量的检查以及规范,就要通过资料来体现,一个工程项目资料的完整与质量的好坏,直接影响到这个工程项目的好坏,所以工程资料的管理是一个非常重要的组成环节。


会博通项目档案管理平台

会博通凭借着多年在档案管理行业的经验,结合工程项目行业的实际情况,推出了项目档案管理平台。通过对项目档案的实时归档、分步式的管理、自定义的属性等,把控整个项目流程,提升团队整体的协作能力和工作效率。


项目档案管理平台应用亮点

项目档案管理平台借助会博通综合知识管理系统对工程项目业务的档案信息进行全程跟踪从项目档案的采集、归档、利用以及管控等,系统会实时归档、标准化管理。

一、有序化管理

1、 自定义项目档案分类和立卷

一个庞大的工程项目,包括了很多小的项目单位,比如设计、实施、监工等单位,不同的单位的项目档案资料也不同,所以它们的管理也是按需要不同分类进行管理。

会博通可以根据项目的性质以及管理需要,自定义档案的门类,并且根据实际情况再对应的分类情况下进档案立卷。




2、 自定义档案的属性

可能每一份的项目档案信息属性都不同,可能有些档案资料属于设计单位的,其属性可能是谁是设计者、谁是审核者、用途是怎样等,可能有些档案资料属于施工单位的,其属性可能是谁是项目负责人、谁是实施者等,这个时候,就需要不同的属性信息来区分和管理它们。会博通就符合这样的需要,平台支持自定义属性的功能,管理人员想要什么样的属性,都可以自定义。



3、谁录入谁负责

在日常的档案管理中,因为不知如何确认谁保管这份档案,而常发生争执的事件。会博通可以按组织内部的管理需要及习惯,根据谁生产,谁归档原则,授予相关人员录入权限。

二、规范化应用

1、权限管理

工程项目有些档案,并不是谁都可以看的,但在平常的管理中,却很难控制这样的事情的发生。

会博通可以对管理分类授权,并且每一个分类都可以单独设置权限,例如那些档案是机密,可以对这些档案进行访问权限的设置以及操作。这样一来就可以对档案进行阅读条目和阅读权限的区分。



2、提供搜索平台

一个庞大的工程,它所涉及的项目档案的数目也是海量,当项目进行到后半段的时候,管理人员想要找寻之前的项目档案,可能需要好几个管理人员一起,费时费力的才能在海量的档案中找到。会博通提供权限下全方位的搜索平台,例如支持关键词检索、全文检索、二次搜索、扫码检索等。

3、 线上、线下相互独立与结合的借还体系

整个工程在还没有进行验收之前,几乎所有的项目档案资料都是工程项目质量有力的依据,但在管理过程中,往往会出现被借用后,档案不见的情况出现。

会博通提供标准化记录功能,当员工想要使用某个项目档案的时候,可以在平台上发起借用流程,流程同意结束后,员工可以在线上或线下取用,这时候系统的后台,就会记录着这次借用的所有信息,例如:借用人、归还的时间、用途等,等到归还时间,员工没有归还的时候,平台会出现红色警告信息,并且平台也会通过短信、流程代替管理人员智能提醒借阅人。




4 分析统计

为了更加直观的了解各个项目的进程情况,会博通还提供权限下的对档案的利用情况、利用明细以及利用安排等信息,可以自定义事件、借阅人等范围的统计。



5、 安全机制

机密档案被泄露,这也是项目档案在管理过程中,经常发生的事情。会博通提供全方位的安全机制功能,不管是线上或线下使用,当员工想要在线上阅读项目档案的时候,屏幕会自动生成水印,防止员工恶意扩散。当员工想要对档案内容进行打印的时候,也会自动生成限定用途的使用的水印。



会博通项目档案管理平台的价值


博通通过两个标准化、一个体系为基础,打造项目档案管理平台,帮助工程企业高效标准化管理项目档案。具体的价值体现有:

1)     实时归档提高管理效能。

2)     分步式档案管理,既高效又高质。

3)     标准化借还管理,让管理无压力。

4)     多种组合安全机制,让档案储存无忧。


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