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会博通助力企业标准化管控工程项目档案

2019-09-16

工程项目档案是基本建设项目管理工作的重要组成部分,建立与加强工程档案管理工作,既是项目建设管理工作的需要,也是国家和企业的共同要求。

如果没有建立相应的工程档案工作,工程档案就处于乏人管理状态,这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的,其结果必然会影响工程的建设以及验收。

工程项目档案管理困扰

简单来说,工程项目档案管理工作直接关系到项目的进程,并且项目档案资料也是项目竣工的依据,工程质量的凭证等。

一般工程项目档案均为纸质文件为主,没有集中统一化的管理,比较分散、凌乱和容易丢失,导致经常出现以下问题:

l  参与单位众多,难以实现标准化、规范化的档案管理,单独建设系统不仅标准不一,且成本较高。

l  原始资料不齐全、文件编制不规范、资料跟踪收集不及时、检查工作强度大。

l  项目档案难以实现实时归档,档案的手工与数字化耗时长、工作量大。

l  存放分散难以查找,纸质文件利用已损坏,难保管。

l  工程众多,如一条高速公路多个标段,档案资料难归档。

l  项目档案被人借走,管理员不知的事情经常发生

l  项目档案作为工程的重要资料,然而在纸质管理中,经常发生被泄露事件,导致公司损失

l  ……


会博通综合档案管理系统根据工程行业对档案管理的需求,打造特色的工程项目档案管理平台,通过为两个目标和四个标准为基础,实现工程企业标准化、数字化的管理、利用以及管控档案。





会博通系统特色

1、两个目标

1)     实现工程项目档案的分门别类的有序化管理。

2)     实现实体与数字化档案的规范化利用。

2、四个标准

1)     标准化项目档案分类:按管理需要自定义标准化工程项目档案分类,甚至是组成的档案文件。

2)     标准化项目档案信息管理:按管理需要配置标准化的项目档案筛选及汇总格式,随时导出档案数据。

3)     标椎化权限体系:权限是针对管理分类授予的,授权对象是组织架构中的组织或具体的用户,可由企业按照职责标准化设置权限。


4)     标准化借还管理体系:纯线上、纯线下以及线上线下结合的档案借还体系。


会博通在工程项目档案管理的价值

会博通综合档案管理系统助力企业达标标准化项目档案管理的要求,摒除管理后患。具体的价值体现:

l  自定义的属性,让管理灵活应对各种分类

l  档案达标的管理标准与工作流程。

l  标准化借还管理,管理无压力。

l  细粒化权限管理,让机密档案保存无压力。


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