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掌握人事档案的企业,才能发挥人才价值

2019-10-09

人事档案是企业人事管理中的一项重要工作,也是我国人事管理体制的重要特色。一般来讲,企业干部职工的人事档案包含个人身份、学历、资历等方面的内容,是其工作能力,劳动保障和组织关系确认的重要依据,对于个人和企业都具有重要作用和意义。做好人事档案管理不仅有利于企业的可持续发展,也能为企业的发展壮大提供好的备用人才。

 

但目前,很多的企业在人事档案管理工作中,还存在着很多问题。例如:

1、 既没有专门的档案管理部门,又没有工具对人事档案进行审核更新工作,选拔人才时感觉档案没有用。

2、 有的企业虽然设立了档案管理部门,对人事档案进行管理,但因为缺少标准化的管理体制,导致资料不齐全,也没有给企业带来效益。

3、 大多数企业对于人事档案的管理还停留在纸质的管理中,不仅满足不了企业的需求,还还出现了很多问题,例如:档案的缺失、损坏、保密性差等。

 

会博通作为档案管理系统行业的领先者,结合自身档案系统的功能,帮助企业解决人事档案管理的烦恼。

 

会博通人事档案管理系统

会博通人事档案管理系统以“标准化管理”和“有序化利用”两大功能为基础,让企业人事档案实现从创建、协作、归档再到利用的全生命周期管理。


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系统两大特色

一、标准化管理

1、  标准化分类

会博通可以提供根据自身需要创建人事档案的分类结构、信息属性、文件目录以及正文格式的人事档案模板,员工入职时以人立卷,可按照不同的岗位套用不同的人事档案分类结构模板,标准化人事档案分类、信息、文件的形成

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2、物联化管理

会博通人事档案管理系统可以把每一份或每一卷人事档案生成电子标签、条码或二维码等标识,对档案进行唯一性的标识,并且贴在纸质档案袋上,当员工想要档案内容或借用的时候,可以用手机下载会博通的APP进行扫描,就可以在手机上观看档案的内容,不用再档案室里一张一张的查看内容。

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二、有序化利用

1、 细粒化的权限管理

在纸质档案管理过程中,当公司的管理层想要提升某人的职位时,需要对其人事档案进行调档查看其基本信息,但一旦调档就很容易被其他员工发现,在公司内部出现敏感问题。

会博通可以使用细粒化的权限管理功能,可以有效的区分档案的使用权限,防止不相关人员查看档案信息。

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2、 受权限管控的检索功能

会博通提供受权限体系管控的检索功能,支持关键词检索、全文检索、类自语言搜索、二次元搜索等多种检索方式,让想要查找档案的员工快速找到相关结果。

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3、 线上线下相结合借还体系

在传统的纸质档案管理模式下,员工想要借用或借阅没有权限的档案资料时,可能需要写纸质的申请书,甚至需要员工跑几个部门或管理者,得到批准或盖章才能让这份申请书有效,即便实现了电子审批,具体的借还业务也难以与实体档案挂钩,这样做既浪费了员工的时间,也降低了企业的管理效能。

会博通提供借还体系,当员工想要查阅没有权限的人事档案资料的时候,可以在线上发起借用流程,流程同意以后,员工也可以线上或线下进行借阅。系统亦可根据借还情况提供统计表,帮助管理者了解总体情况。

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系统的价值

会博通档案管理系统,让企业在人事档案管理中,融入“互联网+”的模式,提升企业档案管理标准性和利用性。

1、 标准化的分类档案,不再为归档标准不清晰而发愁。

2、 细粒化的权限管理体系,不再担心档案安全问题。

3、 线上线下结合的借还管理体系,让档案去向清晰明了。


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