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单位与档案管理人员的福利:会博通借还管理体系

2019-10-09

档案承载着企业的发展记忆、经验及成果,除了将其有序保存之外,我们还应该将其用于共享、流通,充分发挥它的价值。档案管理工作之所以能延续下来并得到不断发展,就是因为它的利用价值,档案的利用是检验档案资料管理工作质量的根本标准,必须满足工作本身对档案资料的现实需求,并且能扩展到满足企业对档案资料的广泛而长远的需求。

 

良好的借还管理体系使档案在保证机密性的同时得以充分的利用,促进企事业单位内部知识的共享和流转,也响应企事业单位人员的学习契机,充分体现知识管理的重要性及知识管理带来的帮助,借还再利用过程中,企事业内部可以对档案再发现、再认知,并作出调整,使企事业的知识库更趋完善,从而更好地为企事业地发展提供档案的效用,是一个长足的良性循环。

 

对于档案管理人员来说,会博通借还管理功能是一大福利,档案管理人员可以清楚地知道何人借阅了什么文档,批准人是谁,做什么用途,是否按时归还,从而从繁琐、受时间和地域限制的纸质流程以及断断续续的借还登记中解脱出来。

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会博通借还体系特色

首先,会博通的每一条信息均可发起借还流程,同时配置相应的表单。会博通的最大特点是:“将管理方式的决策权交给用户”,所以,借还流程及借还表单完全可以按照您的实际管理流程和实际的表单格式需求来配置,如下图所示:

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其次,会博通借还流程支持借还文档的电子版、原文和打印(复印)件,借阅人可根据实际选择,如借阅电子版,则全程在线上操作即可,如借阅原文或者打印(复印)件,则是线上与线下相结合的模式,如下图所示:

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会博通借还体系除了纯线上、线上与线下相结合,也支持纯线下借还,借阅人只需在系统作相应登记即可,如下图所示:

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最后,会博通借还体系提供了统计功能,满足用户不同的统计需要,了解档案的借还情况,对于未按期归还的档案可及时追溯,防止档案不当利用、丢失。也可导出Excel表格,做相应的汇总分析。如下图所示: 

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会博通借还体系价值

总而言之,会博通借还管理使得档案得以规范应用,企事业单位知识得以共享、流通,充分发挥档案的利用价值,并重新被认知、被发现,促进企事业效率、效益的双提升。

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