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令人头疼的过期档案,该怎样高效处理呢?

2019/10/23 0:00:00

在高速发展的今天,随着企业的壮大,产生的档案资料也会越来越多,根据国家法规和行业规章,档案都是有保管期限的,超过保管期限的档案可以销毁。

对于过期的实体档案进行销毁,必须按照国家规定档案销毁的标准,严格进行鉴定,鉴定之后,写出销毁档案内容分析报告,列出档案销毁清册,严格执行审批制度,履行批准手续,然后及时送造纸厂化为纸浆或焚毁。


要对过期的档案实体进行处理,首先是要找出已过期的档案,形成过期档案清册,但是,过期档案怎么收集齐全呢?档案销毁怎么规范化审核呢?


一、查找过期档案

使用会博通综合档管理系统可以实现不同类型、性质的档案进行分门别类且的有序化管理,并提供了多种查找过期档案的方法,可通过搜索平台、信息检索以及查找等功能找出已过期的档案。下面是查找过期档案的一个简单示例:会博通提供了一种类似于自然语言的中文描述方式,这是会博通在档案检索领域的一种新的尝试。

如:查找到期档案:1年内到期

会博通系统内的含义为“查找保管期限已到期或一年内将到期的档案”。

会博通可快速检索出相关档案记录,检查无误后,即可打印到期档案清册或销毁清册。同时可通过电子档案定位到实体档案,直接找出过期实体档案。


二、规范化档案销毁审核流程

会博通系统可以标准化销毁审核流程,并且这个标准完全可以由企业自定义,套用预先设计好的流程模板,以实现更为规范的销毁业务流程管理。

在系统中可以把销毁清单直接发起审核流程,让参与审核的相关人员经过层层筛选,严格审核批准。并且都可以在系统中留下管理痕迹,随时可以查看追随当时的审核情况。

QQ截图20191012155415


使用让过期档案不再头疼,轻轻松松在海量的档案库房中快速找全过期档案,让企业过期档案高效化、规范化的实施销毁处理。虽然可以销毁实体纸质档案,但会博通建议不要对电子数据进行简单的删除,特别是在存储空间允许的情况下,在系统中可以永久保存电子档案文件。

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