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档案管理系统应该涵盖一些什么功能?

2019-11-01

会博通认为,档案管理的信息化建设,主要应该实现以下两个管理目的:

一、档案的有序化管理:

档案管理系统须提供可自由定义档案分类结构与属性的功能,以满足对业务档案管理有一定个性化要求的企业,实现实体与电子档案的有序化管理。

二、档案的规范化应用:

档案管理系统须提供细粒化的权限管理功能,不同职责的用户在系统中按其权限实现档案的录入、移交、查阅与借还,并且可以自由定义这些档案专业业务的协作方式,实现档案的规范化应用。



因此,档案管理系统应该包含以下功能:

1、综合档案的收集:支持多全宗管理模式,提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。应支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、顺序号等对应信息批量对应上传的功能,并提供电子案卷的可流程化处理功能,可实现分布式或集中式的档案整理需求;

2、综合档案的管理:可实现符合国家标准,且满足综合性档案的集中存储、集中应用,可对档案门类以及属性字段进行自定义创建,满足单位管理文书档案、会计档案等十大类档案资料的需求,并支持干部人事档案管理功能,全面管理单位涉及的所有档案门类。拥有从档案的扫描、录入、整理、归档、利用、统计、编研、过期档案处的档案全生命周期管理体系与对应的管理功能,并对档案的出入库,包括原件与数字文件的借阅与归还的申请与登记功能,并可实时统计档案资料的利用情况、借用热度等数据;

3、综合档案的整理:支持符合国家标准的档案封面、背脊、目录、备考表等的套打功能,每次打印均可在不影响表格模板原格式的基础上套取打印模板并调整打印格式;

4、综合档案的安全:系统具有完善的安全机制,灵活的权限设置和多级管理方式。采用基于角色的安全控制方法和细粒度的权限控制,可针对用户进行功能授权、角色授权和管理范围授权。基于档案管理规范的安全控制策略,如密级、单位、门类、有效期、权限、内容等。用户只有通过身份、权限验证,才能使用与自己权限相对应的功能;文件在网络传输过程中是加密传输;对用户的登录和操作都有完整的日志记载;

5、综合档案的查询:支持关键词检索、全文检索、二次检索、类自然语言搜索以及组合条件搜索等多种检索方式,并且检索结果须根据工作职能与授权决定;

6、综合档案的统计:可对库存档案的综合情况实现可视化的直观展现,并可根据档案种类、档案保管期限、档案密级、数字档案不同维度进行数据统计,并且,在每一个档案管理分类的属性页面中,都带有自定义统计功能。

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