档案去哪儿?信息化档案借用的多种方式,去向、用途有据可查!

2024/5/23 15:44:49         来源:公司资讯         作者:小博        浏览量:  1235

在传统的纸质档案管理模式中:

档案借用需经层层审核,耗时长,借阅不便;

由于人为错登、漏登信息,导致档案去向不明、难追溯;

手工记录借用信息,查询、统计不便,管理成本高;

……

随着信息化档案管理系统的不断发展与应用,这些情景正逐步成为过去式。

在信息化档案管理系统中,借用实体档案、纸质档案或电子档案,有哪些方式?能否兼容不同的档案管理模式?在应用管理上有哪些优势?赶紧一起来看看吧!

01借用方式灵活,操作简便

档案管理系统能否在一个平台上,兼容单套制、双套制等不同管理模式下的档案借用需求?

会博通文件、档案、知识一体化管理系统,就提供了纯线上、纯线下、以及线上线下结合的多种档案借用方式,覆盖实物档案、纸质档案、电子档案的借用情况。

可以说,无论采用哪种档案管理模式,会博通系统都能灵活适配,支撑大部分的档案借用场景。接下来,我们就来看看不同的借用需求是如何实现的。

(1)纯线上借阅

借阅对象:电子文件,如电子档案、文档、证照等

在会博通系统中,进行搜索、阅读文件条目、阅读文件内容等操作,均需有相应的权限。

如用户需借阅电子文档,并有权限搜索到对应文档,但仅有条目阅读权,而没有内容阅读权。那么,可在搜索结果中选中所需项,点击[发送]菜单中的[借用申请],发起申请流程。

批量借用也非常便捷。勾选多份文件,文件会自动加入收纳盒。在收纳盒中,可查看并复选所需文件,点击[借用]即可发起申请。这样申请仅通过单条流程即可借阅多份文件。

流程发起后,所选文件会自动加入至流程的借用清单中;申请人可按需选择借用期限,并在表单中对借用申请进行说明。

如用户不具备对应文档的搜索权,如何借阅?这种情况,可直接发起[借用申请]流程,并在流程中说明所需文档及用途等;由对应管理员审核后,将对应文档添加至流程的借用清单中,继续流转审批即可。

流程审批通过后,由于借阅的是电子件,申请人立即就可查阅或下载所需文件。审批快速的情况下,几分钟就能完成整个借阅流程。

(2)线上申请,线下取用

借用对象:实体档案,如档案原件、证照原件等

如用户需借阅的是档案原件、证照等实体档案,那么,可先通过与上方一致的方式发起[借用申请]。

在流程表单中,可依据借用需求选择借阅原件,或打印\复印\拍照,并明确借用期限。

审批通过后,即可与对应档案人员预约时间在线下取用。

(3)纯线下借用

借阅对象:实体档案,包括文档类、非文档类档案等

纯线下借用的方式,主要是通过[借阅与归还]模块的[借阅]功能来实现。

用户提出借用需求后,不需发起流程,由档案管理员将实体档案给到用户,并统一在平台上登记。后续在平台上随时可查询该借用记录,档案去向、用途清晰可追溯。

这种方式较适用于发生频次高、或需集中处理的实体档案借用场景,比如在档案馆、阅览室中借阅文件,或部门实物档案借用等,辅助档案管理人员快速、批量完成借用处理。

02可自定义打造标准化借还流程

不同的企业组织,所采用的档案管理模式、流程、方法都有所不同。不同的管理需求,如何基于平台得到个性化表达?

对此,会博通有一大应用优势——可自定义设计标准化流程。

会博通系统提供了流程设计的功能。对于借用及归还流程,组织既可采用系统固定模板,亦可根据管理需求,自定义设计标准化的借用流程模板,供成员申请时套用。

对于流程表单,可通过[编辑表单]功能进行设计,表单样式、内容、控件等均可自定义,辅助企业单位便捷地打造个性化的借用流程表单。

针对流程节点,可通过[编辑流程]功能,设置流程职能、处理人(可设置多个处理人)、处理方式、处理时效等;此外,还可添加流程、添加后续流程(针对某流程点)、设置回执等,灵活配置符合工作需求的流程链路。

通过流程设计与承接,企业单位可实现文档借还的全流程化:从搜索出要借阅的文件,申请、审批、借阅及归还手续办理,都可实现流程化。各节点人员依职能处理,环环相扣,自动流转,办事效率更高。

03档案借用统计

会博通系统的[借阅与归还]模块,除了提供[借阅]及[归还]功能,供档案管理人员对文档的借还进行登记处理外,还提供了专门的、独立的统计功能。

该统计功能聚焦于档案借用情况,统计范围全面:无论是通过纯线上、线上线下结合,还是通过纯线下的方式借用,只要基于系统发生借用,都会统计在内。

统计维度丰富,包括登记类、统计类、排序类3大类共十多项,覆盖多种高频统计需求,如文档资料借阅登记、发放与回收情况、借阅次数排序等,可直接应用到总结汇报中。

统计结果可导出Excel表,辅助档案人员有针对性的了解文档的利用情况,为总结汇报提供有力数据支撑。

关于会博通

会博通文件、档案、知识一体化管理软件,是由广州市会博通软件科技有限公司研发推出的数字化档案管理解决方案。系统功能覆盖办公管理(OA)、专业文件管理、文档一体化管理、综合档案管理、证照管理、图片库、视频库、法规政策与制度、规范与标准、教案与课件管理、网站内容管理、制度性会议文件管理等,可根据客户需求定制个性化方案。

会博通品牌源自1988年,在档案管理行业深耕超30年,拥有超50项软件著作权和发明专利,技术积累深厚。接下来,会博通将会继续深耕技术研发,致力推出更多实用、好用的档案管理产品和功能,助力企业组织发挥档案管理的更大效能。

 

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