档案管理风险自查:档案利用有无权限、密级区分?

2024/5/16 16:58:53         来源:公司资讯         作者:小博        浏览量:  1472

档案在搜索、阅览、借出等利用环节,发挥了信息流动、传递的价值,却也面临着外泄、损坏的风险。如若不做好权限、密级的把关,对重要信息加以保护,档案信息安全问题将如同悬挂的达摩克利斯之剑,成为企业单位正常运作的隐患。


贵司对档案查用是否有做权限限制?涉密档案是否有做密级区分?档案利用的安全系数有多高?赶紧来做个简单自测↓(选a得1分,b得2分,c得3分)

1、贵单位/企业员工搜索、阅览档案,有哪些限制?

(a)基本没什么限制,员工均可搜索、阅览

(b)员工均可搜索,但阅览档案需有对应权限

(c)搜索、阅览条目、阅览内容都需依相应权限,无权限用户需依审批进行

2、贵单位/企业在档案管理工作中,有遵循明确的权限体系吗?

(a)依职级作权限区分,如管理、阅读等,未区分信息范围

(b)依部门、职能等划定可访问信息范围,未有细化的行为限定

(c)权限体系完善,依部门、职能等划定信息范围与权限行为,职权对应

3、贵单位/企业内涉密档案,有根据密级做相应管理吗?

(a)没有区分密级

(b)按《保密法》与相关规定区分密级,但实际管理与一般档案无二

(c)严格按《保密法》及相关规定,划定密级并实行保密管理

如果得分在9分(3题皆选c),那说明贵司对于档案利用的安全管控已经在Next Level,安全系数较高!

如果得分不足9分?下文分享的权限、密级管理措施,或许能为您提供参考。

01权限:规范档案利用行为

在档案管理中做权限管理,实际是在“管”什么?

严密的权限体系,包括3个管理维度的进阶叠加:明确授权范围,定义授权对象,最后选择权限行为。

(a)明确授权范围

对档案信息查用的授权范围,不仅需明确到档案某个分类,更应根据管理实况(如部门、职能等),细至分类框架的某节点,甚至是具体文件,确保授权范围准确、边界清晰。

明确授权范围后,不同员工所能查阅和操作的文件不同;不同主管的管理权限亦有区分,实现管理分权;无权限的人无法访问或操作对应信息。如:可授权业务档案对业务部员工开放访问,其他部门需查阅时可通过流程申请,由业务主管审批管理。

(b)定义授权对象

不同部门、不同岗位员工,如何按需授权?一种主流方式是:根据所选对象的部门与职能,在档案管理系统中设计专门的权限角色,如业务管理员、编辑、读者等。既便于实现批量化、标准化授权,亦利于搭建权责清晰的权限角色体系。

以在会博通文件、档案、知识一体化管理系统中,权限角色的设计和授予为例。系统预设了多种权限角色,可直接应用或调整,亦可新建角色,使角色名、权限符合管理需要。

授权时,选定了对应的授权范围后,再选定需授权的用户(如某组织或个人),最后选择对应的权限角色,即可快速、批量完成授权。

此外,会博通系统也支持不通过权限角色、直接为指定用户或组织授权。这样针对少数指定人员授权时也非常方便,可灵活契合不同的管理需求。

(c)选择权限行为

授权的最终落点,就是权限行为。不同用户针对文件可以进行哪些操作、没有权限的用户无法访问或操作,可通过权限行为的设置来限定。

一般来说,可设定的权限行为越多、越细分,可管控的节点就越周密。除了常见的管理、新增、下载、删除、修改外,会博通系统提供了区分自己创建和他人创建的的权限,区分文件条目和内容的阅读权限,共十多个细分权限项,辅助企业单位进行规范化的管理把控。

要通过权限体系,来规范档案查用行为,保证用户的操作与实际工作职能相符,档案管理系统中的权限管理功能必须具有相当高的细粒度。

会博通系统提供了细粒化的权限管理体系,具有以下5大特点:可进行管理分权、可区分文件和内容阅读权、可区分自己创建与他人创建的权限、操作权限可与密级交叉、可设定授权的有效期。并且授权方式灵活,设定方便,助力企业单位轻松打造符合管理需求的权限体系。

02密级:保护秘密信息不被泄露

密级,指的是档案文件保密程度的等级。根据《保密法》规定,保密档案划分为“绝密”“机密”“秘密”三级。

保密档案涉及到国家或企业的机密信息、敏感信息,如干部人事档案、机关文书档案、企业财务档案等。如因管理不当造成泄密,将会带来无法估料的严重后果。

管理保密档案,应依据国家保密规定及上级主管部门相关规定,结合实际情况,制定健全的档案保密制度,明确保密档案的密级划分、管理措施、保密期限、调/解密措施等。

在会博通系统,可针对分类、分类节点、文件、甚至信息来设定密级。可设定密级除了平件、秘密、机密、绝密外,还支持自定密级,方便企业单位根据实际情况做精细化管理。

密级与权限紧密关联。在为用户授权时,可限定可访问(最高)密级。设置后,指定用户仅可查阅在自身密级权限之内的文件,如选定用户可访问密级为“平件”,无法访问该密级之上的文件,需通过流程审批方可访问。

 

密级功能,可辅助企业单位实施保密档案合规化管理,且密级与权限交叉,构建了严密的信息安全防护网,更稳妥守护档案信息安全。

03会博通,让文档为组织赋能 

会博通文件、档案、知识一体化管理解决方案,提供了档案从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期管理功能。系统功能齐全,功能组件多样,适用场景丰富,可根据客户需求提供个性化定制方案。


会博通旨在提供的不仅是软件产品,更是全流程、一站式的解决方案服务。品牌具有超过30年的行业专业沉淀,项目经验深厚,应用客户覆盖党政军、制造、工程、房地产、能源、交通、金融、教育、医药等行业,服务遍布全国各地。

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