实用:数字化档案编研的3种方式,搜索高效,成果即时可览

2024/4/16 16:45:14         来源:公司资讯         作者:小博        浏览量:  1236

随着数字化档案管理的推进,档案资源在整理、查找、利用环节的效率不断提升,档案编研工作也迎来了方式和效率的升级。

在数字化档案管理系统中,档案编研工作如何开展?专题研究、文件汇编、大事记……编研需求灵活多样,如何通过信息化工具高效推进?

今天,小博基于会博通文件、档案、知识一体化管理系统,分享3种在档案管理系统中形成数字化编研成果的方法,一起来看看吧!

1、编研管理功能

编研管理,是会博通系统中的一个专用功能模块。系统功能依权限展示和应用,有权限的用户点击模块磁贴,即可快速进入编研管理功能。

在选定分类目录下,新建编研文件,即可开始在线编研。在同一界面内完成属性定义、正文编辑、附件导入及文档关联,打通文件编研相关操作。

编写时,在右侧文档搜索区可同步快速搜索,点击预览即在同一界面内查阅文档,无需频繁切换软件界面,沉浸编写思路更流畅。

预览时,阅读器自带查找功能,帮助快速定位所需内容,并可将原文复制引用至编研正文中。阅读器支持略缩图或大纲显示,能以单页、双页、书籍视图查看,可自由选择惯用的方式查阅参考。

左侧编研区内,提供了正文编辑、上传、扫描上传、链接文件、正文模版、草案编辑功能,适用于多种编研工作场景。

正文编辑器提供了丰富的文本编辑工具,并可插入图片、视频、超链、表格、签名、印章等,让编研内容的表达更多元、更完整。比如编写操作指南,可结合图文及实拍视频说明,更直观清晰。

编写完后,保存后可在线预览编研成果。文件中如包含视频,点击直接播放,无需跳转新页面;相关附件、关联文件在同页面内一目了然,可方便地预览或下载。通过编辑键,可进入上次保存的编辑状态,编研周期长、需修改校正也能灵活适用。

2、搜索成果发布功能

会博通系统中的搜索成果发布功能,是进行专题目录、文件汇编的利器。

首先,在会博通系统的搜索平台或档案管理等模块内,可通过关键词搜索、二次检索、全文检索、高级检索等多种方式,快速精准定位到所需文件。 

接着,复选所需文件,点击搜索成果发布。最后,编辑标题与保存位置,即可快捷完成一份搜索成果的发布。

搜索成果发布后,将保存为网页格式的文档,汇编在内的文件可一一打开查阅。还可将搜索成果本身,添加作为另一份搜索成果的内容文件,构建环环相扣的知识地图。如,可将多个部门的管理制度文件汇编(多份搜索成果),汇总形成公司管理制度文件总汇编。

通过搜索成果发布功能,可方便地制作专题目录,如:现行文件目录、资产目录、产品目录等;亦可完成公司文件汇编,如:管理制度汇编、产品手册汇编、行业标准汇编等。

3、知识地图功能

除了以上两种方式外,还可通过会博通系统的知识地图功能,来构建思维导图式的编研结果。


知识地图的每一个节点,都可链接至与该节点相关的知识资源文件;点击节点,系统就会根据用户权限反馈可查看的相关文档。

通过知识地图编研,编研成果的知识体系和脉络呈现更全局化、更直观。比如,可针对某专题构建知识框架,或为某部门构建知识资源库,便利知识资源的查询和利用。

关于会博通

会博通文件档案知识一体化管理软件,提供了档案从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能,为档案的有序化管理和规范化利用提供了合规、高效的数字化解决方案。

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