让档案搜索更快、更准的方法!第5种搜索类强烈推荐

2024/3/25 14:00:41         来源:公司资讯         作者:小博        浏览量:  1542

大家在查询档案时,常用的是哪种搜索方式?关键词搜索、全文搜索,亦或有其他的搜索“组合技”?

说起来,要在茫茫数据库中精准搜索出所需档案,说简单却也不简单,这需要操作用户对所需档案有清晰的认知,并且要选对搜索方式、用准关键词,搜索才能更快更准。

在不同情景下,用哪种搜索方式更高效?今天,小博就以会博通文件、档案、知识一体化管理系统为例,分享几种常用的搜索方法。以下是本文提到的搜索方法及应用场景:

1、关键词搜索

适用于模糊搜索,或通过组合关键词精准搜索

2、二次搜索

在搜索结果上二次筛选,适用于限定搜索范围或精准搜索

3、组合检索 

适用于多条件组合、精准搜索,或针对文件某一特定属性(如归档日期)搜索

4、全文检索/OCR识别全文检索

针对文件内容进行识别,可搜索出包含指定文字内容的文件(或图片)

5、搜索类(会博通创新搜索技术) 

适用于常态化的搜索需求,并支持动态反馈,自动将新归档且合条件的文件汇总在内

(会博通系统-搜索平台界面示例)

 

1、关键词搜索

关键词搜索,可以直接输入单个关键词,也可以组合输入多个关键词,在关键词与关键词之间插入空格即可。

假设,现在需搜索一份通知,主题是关于吴刚的职位任免。根据需求,我们可提炼出3个关键词“吴刚”、“任免”、“通知”,组合输入“吴刚空格任免空格通知”搜索,即得出精准结果。

一般来说,应用关键词组合能快速得出精准结果,但这需要用户对文件有一定了解,并应用到恰当的关键词。

当用户不清楚该用哪些关键词组合时,可先输入单个关键词模糊搜索,并通过二次搜索进一步精确筛选。

2、二次搜索

二次搜索,是在已有搜索结果的基础上再次搜索,搜索结果会更加精准、直接。

比如,现在需用到一份适用于机关单位的案卷目录,但不清楚文件具体命名。这里我们先输入关键词“目录”搜索,系统反馈了117个搜索结果。

接着,输入“机关”并点击二次搜索,即在已有的117个结果上二次筛选,结果范围立即大大缩小,可快速定位到所需文件。

3、组合检索

组合搜索,可设定的搜索限定条件更细、更多。可通过文件的特定属性,比如责任人、存放地点、甚至归档日期等,快速搜寻某类文件;亦可将关键词与特定属性组合检索,精准定位到所需文件。

在会博通系统内,组合检索的设置方法非常灵活。

假设,现在我们需检索一份由系统管理员发布的、保管期限为永久的会议文件,通过组合条件来检索:

(1)在基本选项区,可设置检索词、起始日期、限定类型等。

(2)在组合检索条件生成区,检索条件可多层叠加,错选时也可一键删除;系统提供的条件选项十分全面,除了包括主题、责任者、编号、密级等10多个大项外,还有近百项附加属性可选,如部门、成文日期、档案类型、档案状态、归档日期等等,囊括了多种档案常见属性。在这里,我们添加了如图3个检索条件。

(3)组合逻辑可选择并且(缩小检索范围、检索更精)、或者(扩大检索范围、检索更全)、并且不(划去非检索范围、检索更准),可帮助快速界定检索范围。这里我们3个条件都应用到并且的逻辑,快速定位到了所需文件范围。

总的来说,组合检索可更精准地界定检索范围,可选择的组合方式及检索条件也更多样化,可帮助用户更快、更高效地达到搜索目的。

4、全文检索/OCR识别全文检索

全文检索,是针对文件内容进行检索。我们可以通过一段文字来检索对应的文件,比如通过文章标题找到文章文件、通过会议主题来找到会议记录文件等等。

如下图,输入一段关键词,系统会自动对文件内容进行识别,并在结果中反馈出包含该内容的相关文件,及与关键词相关的最佳匹配段落。关键词自动高亮,帮助快速定位到所需内容。

会博通系统支持OCR识别全文检索,如上图例子,可直接检索出包含关键词内容的PDF文件。即便是PDF、JPG等图片格式,也能通过OCR智能识别、快速反馈在结果中。

如果企业组织的档案库中包含大量PDF、JPG等格式的文件,配上OCR功能会非常实用方便,亦可应用在证照、票据等文件的搜索上,可大大提升搜索效率。

5、搜索类

如果经常要搜索某类文件,或常常要重复设置特定的组合条件,有一个快速直达的搜索方法——搜索类。

搜索类,是会博通创新的一项信息搜索技术——它能将用户常用的搜索需求固化下来,相当于将指定需求“打包”好,再通过固定分类节点呈现,更快更直接,免去大量重复操作。

比如,某部门内常常需搜索采购合同,那就可建立专门的“采购合同”搜索类,有权限的成员直接点开就能找到所需档案。

并且,搜索类支持分层建立。比如,在上述示例的搜索类下,还可建立如“金额大于10万元”、“金额小于等于10万元”的子搜索类,让搜索结果更细化呈现。

搜索类支持自动更新,后续录入的归档文件,只要符合搜索条件,会自动汇总在对应的搜索类下,搜索结果还可导出Excel表格,协作、查用都非常便捷。

会博通,让文档为组织赋能

会博通系统内的搜索与查阅,是与权限相对应的。用户需具备相应的权限,才能进行搜索或查阅,确保档案的应用与工作职能相符,也能更好保障档案信息安全。

会博通在档案管理行业专注超30年,技术积累深厚,系统成熟,功能丰富。接下来,将会继续深耕技术研发,致力推出更多实用、好用的档案管理产品和功能,助力企业组织发挥档案管理的更大效能。

 

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