会博通档案管理系统:企业档案快速归档解决方案

2024/3/6 11:54:43         来源:公司资讯         作者:小博        浏览量:  1421

现代的企业竞争,实质上已变成了人才的竞争。在市场环境、技术条件相当的大环境下,企业拥有一支稳定、高素质的人才队伍,将更有机会在残酷的市场竞争中致胜。

然而,许多企业面临的难题是:人才到位了,却不一定能施展出高价值。

在重复性高、工序繁琐的档案工作领域,这种情况更容易出现:部分档案人员被“困”于重复性的扫描、装订、填表等一系列整理归档工作中,挤压了用于进行总结规划、管理决策等更高维工作的空间。


一方面,档案归档工作中的每一各环节都重要、严谨,不容出错;另一方面,企业亦需打破困境,发挥人才资源优势,推动高质量发展。如何应用数字化“利器”破局?

会博通,扎根于档案管理行业三十余年,有服务数万用户的行业实践经验。接下来,小博想结合会博通为企业客户服务的案例来聊聊,希望提供参考借鉴。

01借力流程,打通协同

档案材料的收集归档是一项系统性工作。许多大型公司、集团企业的文档文件分布在各部门、各业务系统中,收集更加耗时耗人力。某控股集团公司应用会博通,通过数字化流程打通归档各节点,推进各部高效协同:

1、构建归档流程,将分散的文档通过流程流转归集,各参与者协同完成归档

会博通系统提供了灵活的流程功能,流程模板与表单皆可按需自定义。可根据不同文件类型,有针对性设计相应归档流程,打通电子文件从形成、流转到归档的各环节。各步骤参与者依照流程参与协同,即可步步流转完成归档工作。

2、与各业务系统无缝对接,实现业档一体化

分散在财务、OA、ERP、CRM等业务系统中的文件,亦可通过流程实施流转。会博通提供了通用接口,可接收各业务系统中移交过来的文件、附件及其元数据,并支持四性检测。文件流转至待归档库中,再由档案人员在系统中统一进行档案鉴定,并归档至对应分类下。


(会博通文件、档案、知识一体化管理软件,对标国家档案相关法规,具备可灵活定义分类、安全性高、兼容度高、易用好用的特点,功能涵盖各类型实体与电子档案生命周期管理的各环节,还可根据需求提供定制化服务。)

02智能处理,自动归集

归档流程包括对档案材料的收集、分类、整理等。不同企业,对不同类型档案有不同归档要求。在文档数字化归档这一流程中,某电子制造企业,基于会博通档案管理机器人智能扫描-自动归集的工作流,打造了一道归档“捷径”:

1、各办公点成员有需归档文件生成时,即时应用扫描机器人扫描上传

会博通扫描机器人具备自动双面高速扫描、自动纠偏、自动图像处理、自动生成双层PDF等专业功能,自动完成校正、调整等处理,非专业人员亦能轻松完成。成员中谁有需归档文件生成,可立即扫描上传或本地上传,最大可支持200人参与扫描上传。归档更及时迅速,亦大大减轻档案人员扫描上传的工作量。

2、文件上传后,自动归集至指定分类下,由档案人员统筹管理

文件上传至会博通系统后,就会自动归集至管理员预设的指定分类下,无需手工层层选择,也避免了误选错归。不同扫描机器人可设置不同的保存路径,如财务部门内机器人的保存路径可预设至“财务档案”分类内某路径下,构建分布全司的归档网络,由档案员在系统内统筹管理。


(会博通档案管理机器人,是会博通推出的软硬件一体化解决方案,包括电脑、会博通文件档案知识一体化管理软件与爱普生高速扫描仪。应用该方案,一套系统,一个人,可管理公司所有档案,完成文档管理、综合档案管理、证照管理等工作。)

03巧用工具,整理提速

会博通系统基于档案管理的实际工作场景,开发提供了细致实用的辅助工具。这些功能受到许多企业客户认可、在档案整理过程中使用率非常高,在这里简要介绍几个:

-自动归档功能

大批量文件如何快速分类归档?应用会博通系统智能化的自动归档功能,可根据全宗号、归档年度、保管期限、档案类型等条件,一键自动分类、自动编归档号,归档效率大大提高。

-表格套打功能

整理纸质档案时,常需要制作打印封面等,一张张打印手写未免太耗时。系统提供表格打印功能,可直接套打档案封面、目录、文书背脊等,还可自行设计或上传沿用的表格模板套打,省去一次次调整或手动填表,整理更快速。

-批量处理功能

会博通系统提供了多种批量功能,如: 

通过Excel表批量导入,上传包含档案信息的Excel表,即可快速构建目录。

批量更换电子文档,对于仅存在条目的档案,在形成数字化文档后,应用该功能即可批量上传更换,正文与附件都能一并更换。


批量上传磁盘文件,可批量将本地磁盘上所选目录及文件全架构上传,如业务人员存在本地的项目文件夹,在符合归档规范的基础上,可直接“打包”上传,子目录及目录内文件都会一一对应。

此外,还有批量新建、批量修改、批量打印、批量剪切等功能,助档案人员批量完成收集整理工作,大大提升工作效率。

会博通,让文档为组织赋能

技术发展日新月异,档案管理工作也不断迎来新的挑战,对档案人员的科学知识水平、管理操作水平也有了新的要求。会博通在文件、档案、知识管理领域一直不断创新升级,致力于为客户提供更卓越的使用和服务体验。欢迎搜索会博通咨询了解。

 

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