都2024了,企业部署档案管理系统时别再踩这些坑

2024/2/26 9:48:34         来源:公司资讯         作者:小博        浏览量:  1421

随着信息化技术发展,档案管理工作的理论、方法、工具、技术都在不断升级和革新。站在2024年回首,过往档案管理系统曾沿用的一些部署方式或模式,在现今档案工作场景中已显得掣襟肘见。倘若不注意这些“坑”,部署系统时容易走弯路,造成成本和人力物力的消耗,实际应用中也总感觉“不好用”。

那么,在部署档案管理系统时,有哪些“坑”应注意避开? 


01未从企业顶层进行统型部署

档案管理是一项系统性、全局性、综合性的工作。对于集团型企业、多部门公司等组织来说,更需要从全局、从顶层进行统型部署。

过往,由于技术条件、管理模式等多方面原因,存在着档案管理系统部署节奏不统一的情况。比如,有些集团内各公司根据自身档案工作情况,各自采购、部署对应的档案管理系统。一个集团内可能同时应用着多个档案管理系统,还可能有的分支早早开始应用,有的还没进行部署,带来诸多管理及应用上的不便。

带来问题:

1、难以实施统一规范管理。不同系统的档案管理架构各有侧重,难以统一,企业难以从全局把控,无法实施统筹管理;

2、档案整合困难。档案管理规范不统一,且系统间并非都能互通,资源难以整合;

3、档案共享、协作不便。档案分散保管,查用不便,难以支撑业务应用、协作需求。

对应建议:

在部署档案管理系统前,应尽可能从企业顶层出发,对档案工作情况、应用需求进行全局性梳理,实施统型部署。在这方面如有需求和疑问,欢迎咨询会博通,我们将根据企业需求与实际情况,提供专业的档案管理解决方案。

02未结合企业应用需求进行适配

与档案工作一样,档案管理系统亦存在一个发展、革新的历程。早期的一些档案管理系统,未能结合企业的实际情况进行个性化定制,加上系统应用弹性较低,可供自定义设定的范围有限,部署后应用体验不佳。不仅未能帮档案人员提高效率,反可能使工作链路更复杂。

带来问题:

1、难以适配特定场景需求。难以适应不同行业、特定工作场景下的应用需求,也难以提供更为细分的功能支撑,比如行业分类架构、表格模板等。

2、应用不顺畅。若系统灵活度不足,一旦不符合实际工作流程,比如归档流程,应用中容易出现“卡脖子”的情况。

3、管理不方便。无法根据管理需求细化调整,难以实现精细化管理。

对应建议:

在选择和部署档案管理系统前,需先了解系统是否支持个性化定制,以及系统是否具有宽松的自定义度,优先考虑更能适配企业个性化需求的选择。

在这里推荐会博通:会博通提供合规化的行业解决方案,可根据企业需求进行个性化定制;同时,会博通系统具有高度灵活的自定义度,不仅档案管理架构可自定义(档案分类、档案属性、表格模版等可自定义),还可自定义权限管理体系(对用户、信息及操作行为进行细粒化管控),按需打造工作流程等,可灵活适应不同行业、不同规模企业的档案管理需求。

03未与业务系统进行融合

企业经营中往往应用到多种系统,如OA、ERP、CRM等。由于各方面原因,过往一些企业档案管理系统并未与内部业务系统对接,或未将各业务系统上的文件及数据纳入归档范围。

随着档案形势更新,电子档案与传统载体档案具有了同等效力。企业在部署档案管理系统时,需考虑与业务系统的融合对接,实现电子档案的线上归档。

对应建议:

在部署档案管理系统时,应注意与企业内部业务系统的无缝对接,通过规范的工作流衔接业务系统电子文件的规范化归档。

应用会博通,可实现档案管理系统与业务系统的无缝对接。会博通提供通用接口,可接收从OA、ERP、CRM、财务系统等异构系统移交的待归档文件、附件及元数据,并提供四性检测功能,确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。

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