有没有适合小微企业的文档、档案管理系统产品?

2024/3/20 11:49:01         来源:公司资讯         作者:小博        浏览量:  1702

近来收到一些客户朋友询问:

“有没有适合小团队的的档案管理系统,最好能即用的?”

“帮忙推荐一款适合小公司用的档案管理产品,要简单易上手的。”

“要能做纸质档案数字化的,包括归档和查找一系列功能,不用太多人用的,哪款适合?”

 

小微企业做文档和档案管理,推荐一个成本低、功能全、部署快的选择——档案管理机器人。

小微企业相较于大中型企业而言,可供调用的人力、物力资源更有限。因此所选择的档案管理系统,应能满足投入更低、资源消耗更少、对环境兼容更灵活的要求。

同时,小微企业规模虽小,但所产生的信息量、类型数及数据处理需求并不一定比大中型企业少,因此系统功能要全,要能覆盖各类型档案、各格式文件及档案收集管理的各个环节。

此外,系统最好简单易上手,并能随企业发展灵活拓展。会博通档案管理机器人除了能满足以上这些要求外,还是一款免部署的软硬件一体化产品,电脑、档案管理系统、扫描仪配齐,到手立即就可开展档案管理工作,企业购置更省心。


下面,我们结合具体情况,看看档案管理机器人如何助企业降本提效。

1、人力资源有限 → 更少人力投入

小微企业的团队规模有限,团队成员往往身兼多职多任,难以腾出专员管理档案。但随着企业发展,各类证照、资料、文件都快速增加,将档案扫描、整理形成数字化文件归集的工作量也剧增,既消耗掉大量人力,也容易上传不及时。 

对此,档案管理机器人特有的一人管理、全员参与的模式可灵活解决。

当成员手中有文档资料时,通过上传程序+扫描仪,即可自行快速扫描上传。扫描仪具自动双面高速扫描、自动纠偏/图像处理、自动形成双层PDF等多项自动化功能,文件上传后会自动归集至指定分类内,省去了诸多人工操作。

管理员在电脑上操作会博通系统,即可完成文件及档案在收集、整理、储存、利用的全流程业务,实施合规化管理。一名档案员,也可轻松管理全公司档案。


2、沟通短平快 → 查用汇报方便

小微企业往往采用扁平化管理,基层员工直接对接老板的情况很常见,这样沟通、决策响应都更迅速。这种情况下,对档案员的管理水平、响应效率要求也更高。

对此,档案管理机器人也是提效利器。系统提供搜索平台、档案统计与档案利用统计、借还登记、到期提醒等功能,支撑档案员高效处理、快速响应。

比如,老板急用某份文件,档案员通过搜索平台,即可迅速检索出来发给老板。系统提供了关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种方式,搜索更简单快捷。


(会博通系统-搜索功能示例)

再如,周会、月会常要做汇报,应用统计功能,可形成清晰直观的数据表及图表,包括档案综合情况、在库情况、保管期限、利用情况等多种统计维度,还可导出数据做成PPT等。汇报重点更清晰,老板也能一目了然。


(会博通系统-统计功能界面示例)

3、发展变化快 → 可拓展、可增配

小微企业发展变化迅速,某个项目成功可能即迎来爆发式增长,对内对外需处理的信息量也会大幅增加,要适应的工作场景也更复杂。

对此,档案管理机器人所具有的弹性适应力,可谓是小微企业的不二之选。

一方面,档案管理机器人是软硬件一体化的档案管理解决方案,一套配齐电脑、会博通系统软件、扫描仪,并且免部署,基本上连电联网就能用,即使团队没有专业IT辅助也能完成。

另一方面,这套方案的适用性高、可拓展性强。当企业档案管理的需求增加,可扩展其它管理应用模块,如虚拟库房、知识地图等;系统初始为单用户版,当应用人数变多,可按需增配用户数;如多地办公,还可配置多台扫描机器人形成自动化归档网络……

简而言之,会博通档案管理机器人能根据企业需求灵活调整,即可适用于小微企业档案管理,也能随企业发展扩张不断“升级”,伴随企业长远发展。

会博通,让文档为组织赋能

档案管理机器人,是会博通公司推出的一体化解决方案。会博通专注于档案管理行业软、硬件的开发与整合,深耕行业超30年,技术沉淀深厚,系统成熟稳定。目前,档案管理机器人在全国各地多个党政机关、院校机构、企业单位等都有成功应用案例,欢迎访问会博通官网咨询了解。

 

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