【案例】上海全盛印刷选择会博通档案系统,让档案管理乘上信息化之风

2024/4/2 16:43:50       来源:最新案例        作者:小博       浏览量:  1236

上海全盛印刷有限公司于2003年10月17日成立。公司经营范围包括出版物印刷、包装装潢印刷、其他印刷品印刷,木器制品加工,印刷机械配件加工及修理,办公用品、玻璃的销售等。


为了推动企业向数字化和信息化管理模式迈进,提高档案管理水平、档案工作效率,全盛印刷选择了会博通文件、档案、知识一体化管理软件,以实现:

1、档案集中化管理:对多个相关公司内的各类实体与电子档案统一集中管理;

2、档案信息化管理:以信息化技术提效档案的收、管、存、用生命周期管理;

3、档案有序化利用:支撑档案快速、规范借用,提高档案利用效率…

 

系统特色

1、多全宗管理,覆盖各业务范畴

全盛印刷的经营业务范围广泛,档案资料分布在三个公司内。应用会博通档案系统,全盛印刷构建了多全宗的管理架构,并通过自定义分类,覆盖公司行政管理、人力管理、财务管理、运营管理等范畴,实现实体与电子档案、多类型档案的统一信息化管理。

2、多功能归档平台,辅助高效整理

通过会博通的归档编辑平台,全盛印刷可方便快速地完成从文件归为档案的全过程,从预归档文件的新建、上传、属性编辑等,到案卷新建及归至对应案卷后的档案编号、注册、合并、拆离等。更有自动归档功能,辅助一键智能整理。


3、多样化表格模板,套打整理更快速

印刷企业内涉及到大量的纸质档案,应用会博通的表格打印功能,可快速套打封面、盒面、目录、备考表等多项档案表格,省去多次人工操作,整理更加高效。


此外,企业可上传沿用的表格模板,如辅助管理印刷设备的相关设备档案表,亦可自定义表格模板,适应不同的纸质档案整理需求。 

4、多种借阅方式,支撑各应用场景

会博通支持纯线上,纯线下、或线上线下相结合的借还模式。成员通过流程申请,即可依审批在时效内阅读电子档(线上)或取阅原件或复印件(线下),借用人、用途等都会在系统一一记录,去向可查。系统还有专门的借还登记功能,辅助档案员对线下纸质档案的借还进行登记管理。


通过提醒功能,可敦促借阅人及时归还,避免档案丢失风险。此外,还有专门的借还统计模块,多维度统计表格各有侧重,总结、汇报清晰有力。

5、多层级、细粒化权限管理

应用会博通,全盛印刷可灵活打造分权管理、权限与职能相对应的权限体系。授权可针对各全宗、各分类、甚至分类内层级,权限可授予个人、部门或公司等,授权行为包括管理、阅读、阅读条目、下载、删除等十几项,授权灵活细致。


比如,针对财务档案这一分类,可为财务部授予阅读、修改等权限,并将财务档案的审批权给到财务负责人,其他部门需申请审批才能查阅,保障专档专用、档案利用更规范。

会博通,让文档为组织赋能

会博通源自于1988,30多年来专注于档案管理、知识管理领域。目前,会博通的产品覆盖档案管理、文档管理、知识管理、办公自动化、知识云、电子政务等。覆盖十大行业、数万用户都在用会博通,产品方案成熟,值得信赖。

欢迎您搜索会博通咨询了解。每周五下午3点,会博通视频号会有直播演示和分享,记得关注预约,锁定精彩直播。

 

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