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如何有条理的管理物业档案?

2020/9/14 14:50:06

物业档案的管理可以留下管理者的管理痕迹,记录着物业公司与关联单位的真实面貌及管理过程的实际现象。在物业管理工作中,几乎每一个环节都离不开档案,无论是工程维修养护,还是了解物业使用人的情况、收取管理费用,或是开发经营活动都离不开物业档案。

 

档案管理步骤

 

第一是收集:档案管理人员在收集资料时,要确保收集的信息是齐全有效且签字是完整的。还要注意的是有些资料是有时效性的,如:业户办理装修时,物业向业户发放装修备案登记证,装修期限到了业户仍在装修的,须重新要求业户办理延期装修手续,业主装修期限到期前,须及时收集延期装修相关资料。

 

第二是分类:分类合理,如:员工转正、绩效考核等活动中形成的个人资料归入人事类档案;工程管理及设备管理的资料归入工程管理类档案;业户的产权资料、基本信息、装修资料等跟业户紧密关联的都归入业户档案。

 

第三是编目:建立档案目录,目录信息要填写清晰完整,目录登记顺序须与存放的档案资料一致。同时还需为档案盒设置侧签,既展现了企业的视觉形象,还便于后期快速查找。

 

第四是定限:不同的档案保存期限不一样,但保存期限最低不得少于三年。业户档案的保存期限是长期,涉及到过户的原业主档案也是需要长期保存,但要与现业户档案分开存放。

 

第五是归档:以上步骤完成后需要进行归档并上架了,档案归档须及时,避免因未及时归档而导致相关资料丢失。

 

第六是借阅审批:档案管理人员须对档案负有保密义务,档案归档后就要有管理的严肃性,借阅需要经过审批,而且要规定使用范围,档案管理人员还需跟踪档案的归还情况。

 

第七是销毁:根据档案的保存期限和性质,对作废的档案进行销毁,防止档案的堆积和混淆。填写文件作废销毁登记表用以备查,经过领导审批后方可进行销毁。

 

 

 

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