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档案管理软件建设要求

2020/9/14 14:53:08

1.1 标准规范

 

应用软件的各项标准编制应遵循档案行业、电子政务及信息安全的相关标准。基于数据的技术标准主要包括结构化的目录数据标准和非结构化的电子全文数据标准。目录标准主要是规范各数据库表(包括电子文件、其他类型档案等)的属性(即元数据)以及目录数据的交换格式。全文标准主要是规范文件命名规则、电子文件存档格式以及文件的组织、交换方式等。系统基于国家标准的基本档案类型,运用XML技术制定相应的数据接口标准,以实现与下属单位数据交换,数据规范按照国家标准、省市标准,应遵照的规范包括:

 

 

1.2 项目建设目标

 

通过建设档案馆档案信息系统,使文书档案、专业档案能得到有效统一的管理。利用先进的计算机技术和网络技术,改变传统的档案管理模式,由过去的纸质档案实体管理模式向全电子化管理的模式发展,由过去的局部近程应用模式向多用户远程应用的模式发展,由过去的分散管理模式向综合性全方位集中管理的模式发展。

 

建设文书档案库、专业档案库,有效组织条目信息、文本信息和图纸信息,做到电子文件和目录信息准确挂接。

 

实现文书档案和专业档案从收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、移交、查阅、借阅、库房管理等全方位的高效管理。

 

采用不同的手段,确保合法用户在授权范围之内访问与操作,杜绝非法访问与越权操作,具备安全保障功能。

 

具有较好的兼容性和标准化的转换接口。系统应具有健壮性,有较强的容错能力。提供完整的数据备份和恢复策略,定时备份数据和系统。

 

1.3 技术路线

 

项目要求采用标准的、开放的、成熟的应用集成技术进行系统建设。采用C/SB/S架构方式,综合运用XML技术,中间件技术等,系统构建灵活、简明,合理分配和控制系统资源,性能稳定,运行高效。

 

项目设计应符合档案信息化建设长期发展战略要求,系统设计综合先进性、实用性与扩展性的特点。操作简单直观,使用维护方便,符合一般业务工作的习惯。同时,保证各个模块的松散耦合,能够适应需求调整和应用范围的扩大,具有开放性、扩展性和易于二次开发的特性。

 

1.4 项目总体建设功能要求

 

1. 预归档管理

 

文件著录界面:列表方式和卡片式。

 

追加携带:新增数据会携带上一条数据内容,减少录入工作量。

 

字段代码维护:录入时候自动产生下拉备选菜单。

 

信息自动生成:自动生成登记号及登记日期信息。

 

自动查重:会自动提示重复信息。

 

批量修改、批量删除:目录信息进行批量的修改或者删除操作。

 

数据校验:去除指定范围内的指定字段的非法字符。

 

导入导出:能够以DBFXMLXLS文件格式进行数据交换。

 

数据检索:提供了智能查询、分类查询、自定义查询进行已有数据的检索。

 

自动排序:排序规则自动排序。

 

电子文件上传及挂接:在著录模块中提供电子文件上传及挂接的功能。

 

电子文件校验:对接收进入文件数据库的电子文件生成校验码。定期对服务器上保存的电子文件进行MD5的抽取,如果不一致,则表示电子文件被修改,并生成校验日志。

 

文件直接归档:直接将文件归入选择的档案库中。

 

文件统计:用户可以自定义统计方案。

 

批量上传电子文件:批量上传电子文件。

 

文件销毁管理:人员可以定期对文件进行鉴定,确定可以进行销毁的文件可以在本模块中进行销毁操作。

 

文件丢失登:对于日常工作中丢失的文件,可以在本功能模块中进行登记备案。

 

2. 立卷归档管理

 

立卷归档利用此模块可将文件信息按照用户定义的立卷规则,自动转化为档案信息。

 

3. 档案管理

 

档案著录界面:列表方式和卡片式。

 

自动生成:档号、案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等相关信息。

 

追加携带:新增数据携带上一条数据内容,减少录入工作量。

 

字段代码维护:录入时候自动产生下拉备选菜单。

 

自动查重:会自动提示重复信息。

 

批量修改、批量删除:目录信息进行批量的修改或者删除操作。

 

数据校验:去除指定范围内的指定字段的非法字符。

 

导入导出:能够以DBFXMLXLS文件格式进行数据交换。

 

数据检索:提供了智能查询、分类查询、自定义查询进行已有数据的检索。

 

自动排序:排序规则自动排序。

 

电子文件上传及挂接:在著录模块中提供电子文件上传及挂接的功能。

 

电子文件校验:对接收进入档案数据库的电子文件生成校验码。定期对服务器上保存的电子文件进行MD5的抽取,如果不一致,则表示电子文件被修改,并生成校验日志。

 

批量上传电子文件:批量上传电子文件,支持常用格式文件。

 

报表打印:打印满足用户要求的各种报表(如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、备考表、总目录及全引目录等)。

 

4. 档案利用:

 

在线申请管理:档案管理员可以直接处理在线申请信息分配权限。

 

档案查、借阅管理:分为实体档案的查、借阅管理和电子档案的检索统计两部分。主要功能包括:查、借阅登记、实体归还、续借、催还管理、查、借阅统计、检索利用统计。

 

档案检索:模糊检索、分类检索、综合检索、跨类检索、跨库检索。

 

光盘制作:档案扫描的原件及其对应的录入信息从数据库中刻录到光盘上。

 

数据转出:格式XMLDBFExcel

 

信息推送: 可选择多个文件发送给指定的用户。

 

网上预约维护:对网上的预约信息进行处理。

 

档案编研:结合全文检索、OCR技术,从文件库、档案库、全文索引库中选取数据,自动形成专题目录库。

 

5. 库房管理:

 

对档案的实体保管进行管理,包括档案的鉴定销毁、档案的损坏、丢失、找回进行登记。库房实体档案管理实现库房结构的图形展示,采用图形方式直观的展示库房实体结构。并可动态的显示档案实体的状态,如是否借出(是否在库)。

 

6. 档案统计

 

档案利用统计:支持对档案利用数据的统计。

 

档案库统计:对系统内的档案数据进行统计。

 

馆藏统计:允许用户自定义统计方案,生成的统计结果,用户可以导出为Excel文件。

 

档案定制统计:实现由用户通过Excel制定好统计格式模板,导入到档案系统中,在档案系统中设定统计规则,执行统计并输出统计结果。

 

7. 系统管理

 

模板定义:用户可以根据自身的需求定义各个管理模板。

 

权限管理:实现角色、组、用户管理,进行功能、数据控制。实现数据目录浏览、原文浏览、原文下载、原文打印等分级控制。

 

全宗管理:定义本单位的全宗号及全宗名称。

 

机构设置:用来设置本单位机构、处室或部门。

 

主题词库维护:实现在档案著录时主题词的自动标引。

 

分类库维护:为用户进行分类号的快捷录入及分类查询打下基础。

 

日志管理:监控、记录用户在管理系统和在网上查询时的所作行为。

 

元数据管理:用户可以结合自己单位档案的业务情况,制定一套系统基准元数据,其中涵盖各种档案类型。任何的一个档案门类在创建时都将引用已有的系统基准元数据,这样系统数据在存储、交换方面将做到统一和规范。

 

原文服务器设置:原文服务器的相关信息。

 

同义词维护:在跨类检索、跨库检索中,用户可以按照同义词进行检索。

 

全文索引库管理:实现对电子文件内容信息的快速检索。

 

数据库恢复与备份:在系统崩溃时可能直接恢复备份数据库,以避免或减少系统灾难所造成的损失。

 

数据回收站管理:用户可以在回收站里还原删除的数据或经检验后彻底删除数据。

 

语言维护:系统可以支持简体中文、繁体中文和英文三种语言环境。

 

客户端管理:提供用户账户和本机绑定功能。

 

公告管理:管理员可以在公告管理模块中维护公告信息。

 

8. 其他

 

提供离线著录功能,通过离线著录工具实现二级立档单位档案的归档。

 

9. BS档案利用平台

 

BS端查询浏览采用Flex技术实现

 

档案检索:支持目录检索和全文检索。

 

在线申请:利用者如果需要查看或下载电子文件,需要提起在线申请。

 

实体借阅:提供在线预约查档的功能。

 

加入收藏:可以对自己感兴趣的档案加入个人收藏夹。

 

消息提醒:则会提示相应的处理信息,用户可直接点击进去查看处理结果。

 

我的预约单:利用者可以在BS端对档案的实体进行借阅预约。

 

我的推送信息:利用者在线查看档案管理员推送给自己的档案文件。

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