档案材料收不齐、归档难及时?试试档案管理机器人!

2024/4/28 14:21:18         来源:最新动态         作者:小博        浏览量:  1235

繁琐性、重复性工作,交给机器人来快速、批量、机械化处理,这不仅仅是科幻电影中的场景,更是在诸多行业中已实现的图景。

在专业度要求高、整理工序繁琐的档案管理工作中,这种需求亦非常突出:档案资料分散在各成员、各办公点中,极易出现材料收集不齐、归档不及时的情况。倘若有一位自动化、智能化的档案员,协助处理重复性工序,从而减轻归档工作负担,岂不是人力与效率的双赢?


会博通档案管理机器人,是一款免安装、软硬件一体化的档案管理解决方案,一套配备品牌电脑、高速扫描仪与会博通文件、档案、知识一体化管理系统,开箱即用,交付敏捷,功能贯穿文件及档案管理全流程,为企业组织提供安全、可靠、易用的档案管理服务。

这位自动化“档案员”,能够做什么?

会博通档案管理机器人,将会博通上传程序与爱普生高速扫描仪优势整合,提供了一种“全员参与”的创新归档模式。 “全员参与”如何实现?

1、扫描环节:自动处理

扫描文件时,应用扫描机器人(上传程序+扫描仪),可完成自动双面高速扫描、自动纠偏/图像处理、自动形成可供检索的双层PDF等自动化处理,无需人工翻面、校正调整等,操作简单,非专业人士也能轻松完成扫描上传。

2、上传环节:自动归集

系统支持上传扫描件或本地文件,选择文件后点击“开始上传”,文件即自动依预设路径分类储存,交由档案员在系统统一管理。操作简便,也避免了错选误选,实现自动化归集。

一套扫描机器人,就是一个文档数字化入口。可将多套扫描机器人放置于不同办公室内,相关成员谁有需归档材料,谁即可自行扫描上传,亦可分布布设于各异地办公点,构建覆盖组织各单元、全员可参与的归档网络。

分布式的文件数字化入口,既保证了资料收集的及时性,为也避免了大量档案数字化工作的单点堆积,为相关工作开展提供良性循环。

智能化“大脑”,助管理更精细

应用档案管理机器人,在全员参与归档的基础上,一位档案管理人员,可轻松管理企业单位全部文档。

这就应用到档案管理机器人的核心——会博通文件、档案、知识一体化管理系统。这套系统有什么特色?能否适应不同组织的管理需求?

会博通文件、档案、知识一体化管理系统,遵循国家及档案管理行业相关标准规范,功能贯穿文档的收集、整理、存储、利用全过程,如档案采集、四性检测、归档编辑、档案鉴定、档案检索、借还登记、档案统计、档案注销等,支撑档案全生命周期的合规化管理。


系统提供灵活多样的采集录入方式,支持网页新建、批量新建、扫描新建、属性新建、链接文件新建等,并支持批量上传、通过Excel批量导入条目、批量挂接等,方便快捷地帮助组织实现档案数字化。

无论是纸质文件、照片等实体档案,还是文档、视频、音频等电子档案,都可通过系统实施统一化、数字化、规范化管理。

布设模式灵活,应用场景丰富

档案管理机器人特有的一人管理、全员参与的模式,可灵活布设,适用多种管理需求。

机关单位:成员可及时扫描上传符合本单位归档范围要求的文件材料,并可根据相关规定实施数字化移交;

各类企业:配置扫描机器人分布于各部门内,由办公室成员扫描上传,通过合理布设归集路径,构建覆盖全司的归档网络,由企业档案员统一管理;

院校及培训机构:将扫描机器人分布在科组、办公室、图书馆等各处,并为各扫描机器人配置不同的归集路径,师生职工随时可扫描上传,及时收集各种具保存价值、符合归档要求的档案材料;

档案中介服务机构及各类事务所:支撑机构及事务所的大批量文档数字化需求;开设分部或分公司时,增配扫描机器人即可增加数字化入口。

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访问会博通官网,获取一对一服务

档案管理机器人,可满足党政机关、企事业单位、院校机构、服务机构、事务所等对于文档在收集、管理、统计、利用等环节的业务需求。并且,该解决方案以成品化交付,省去集成部署时间,可更快速便捷地投入到档案管理工作中。

贵司是否适合档案管理机器人?如何布设符合实际管理需求的归档网络?如果您有这方面的疑问和需求,欢迎访问会博通官网咨询,获取一对一专业服务。

 

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