南京天加:借力会博通综合知识管理系统,打通业务-档案一体化管理链路!

2023/12/21 0:00:00       来源:公司资讯        作者:小博       浏览量:  1452

南京天加环境科技有限公司创始于1991年,是集研发、制造、销售、服务于一体的洁净环境及热能利用的专业化公司,产品线包括洁净单元、新风除霾机、洁净空气处理机等。目前拥有南京、天津、广州、成都、吉隆坡5大基地,8大工厂,70多个销售和服务网点,企业员工超2000名。


多年来,南京天加在专业领域的成绩斐然:空气处理机组连续13年稳居中国市场占有率第一、是国内超70条重点地铁线的中央空调供应商、国内超7000家大型医院选用天加产品……

为了推动企业持续高质量发展,将历史经验形成数字化沉淀,为企业的长远规划、布局提供支撑,南京天加联手会博通,构建综合性档案管理体系,主要需实现:

1、统筹管理企业内部各类档案,实现对经营档案、技术文件、合同文件、资质证照等各类实体与电子档案的集中统一管理; 

2、打通业务档案一体化管理链路,将各业务系统内的有效信息整合归类,沉淀为企业内部的知识资产;

3、构建内部数字档案馆,面向员工提供在线档案借阅与归还服务,推进知识流动……

南京天加数字档案服务中心

系统特色

会博通根据实际情况,基于会博通综合知识管理系统,经过深入沟通和定制化构建,为南京天加构建了一个面向全体员工的的数字档案服务中心。

统一管理:通过一个系统,天加可对内部涵盖7大部门板块、8大档案门类的实体与电子档案进行统一管理。数年来分散在业务系统、网盘、档案室、资料室等位置,以文字、图片、视频等形式存在的各类资料、信息等,都能通过规范化归档,整合统筹为分门别类的规范档案,满足企业管理需求。

业档一体化:作为大型制造业企业,天加内部应用到OA 、CRM、SRM等多个系统。根据需求,会博通将综合知识管理系统与各业务系统进行了集成对接,并打造了规范、合理的归档工作流,实现业档一体化管理。当各业务系统中产生了需归档的文档数据,例如,走完盖章流程的合同,可即时导入综合知识管理系统归档。如此一来,各业务系统中形成的数据、信息等,能有效沉淀为知识资产,供内部成员共享。

纸质+电子档案双套制:天加原本实施电子目录+纸质档案的管理模式,此次联手会博通,升级为了纸质+电子档案双套制,即将纸质与电子扫描件同时归档,一一对应。既便于高效存取检索,亦满足了天加对档案保管的需要。

盖章流程及文件归档:天加的业务量大,在业务、办公、管理等环节涉及盖章需求较多,对于此,会博通提供了盖章流程及文件归档的功能。即除了盖章文件本身,亦可对盖章流程本身实施归档,将申请与审批痕迹、成果文件皆实施数字化保存。这样一来,企业可在需要时对盖章流程进行追溯回顾,控制相关风险。

联合档案馆:天加内部有多个档案馆,通过会博通的档案借阅与归还功能,天加构建了面向全体员工的联合档案馆,并为每个档案馆制定了专门的借阅流程。当员工需查阅某一档案馆的纸质或电子档案时,发起申请流程,即可依审批结果进行查阅,大大提升知识获取的效率。会博通还提供了纸质档案催还、电子档案收回的功能,当员工借阅超时,系统会发起催还提醒(纸质档案),或自动收回权限(电子档案),保障了档案的安全性。

特色功能推荐:

压缩包预览功能

在本次会博通为南京天加构建的综合知识管理系统中,带有压缩包预览功能。应用这一功能,在系统内无需解压,即可做到:

1、预览包括RAR和Zip格式的压缩包目录或文件(支持带密码的压缩包)。整理文档时,常会遇到文件压缩包命名不规范、不能确认包内内容的情况,在会博通系统内,无需下载解压,即可快速预览。

2、直接下载压缩包内文件。预览压缩包内文件后,如果仅需下载其中某份文件,选中即可单独下载。相比下载压缩包、解压、再删除多余文件的操作,这一功能大大简化了操作步骤,有利于提升工作效率。

目前,该功能已加入会博通标准版内,欢迎咨询了解。

写在最后

制造业是技术密集型行业,需要不断的创新和进步。通过体系化管理,将分散在设计、研发、生产、销售、财务、物流等一些列环节中所涉及的知识,实现有效沉淀、高效传递,将有利于制造业企业培养高技能人才、推动技术与管理创新。

会博通综合知识管理系统,以超30年的档案管理行业服务经验,为制造行业包括轻工制造、纺织鞋服、机械设备、汽车工业、化工化学、家电家居、医药保健、食品饮料、电子通讯等领域的客户,打造出了具有行业特色的数字化解决方案,欢迎企业伙伴咨询了解。

 

推荐阅读:

【签约】会博通档案管理系统应用于山西百利建筑劳务有限公司

【签约】广播电视台文档管理系统:山东省广播电视台案例

【签约】投资控股集团档案管理系统:金德投资控股集团与会博通签约

免责声明:部分文章信息来源于网络以及网友投稿,本网站只负责对文章进行整理、排版、编辑,是出于传递更多信息之目的,并不意味着赞同其观点或证实其内容的真实性,如本站文章和转稿涉及版权等问题,请作者在及时联系本站,我们会尽快处理。
更多资讯