学校档案管理平台上线!哈尔滨师范大学X会博通,让档案知识惠及每一个人

2023/4/7 0:00:00       来源:最新案例        作者:小博       浏览量:  698

最近,由会博通参与承建的哈尔滨师范大学(简称:哈师大)档案信息化建设项目,已经圆满落地。该档案信息化建设项目涵盖内外部两个平台。双平台上线后,学校教职工、学生、社会各界人士,均可通过平台接口,共同参与学校管档、用档事物。

学校档案管理平台
(哈尔滨师范大学)

哈尔滨师范大学是一所以教师教育为特色,文、理、艺、经、管等多学科协调发展的省属重点大学。成立于1951年,现拥有江南、江北两个校区,建有以文博馆为核心的四馆一体的展览中心,图书馆馆藏文献总量1000余万册,是“全国重点古籍保护单位”。档案信息化建设项目落成,对于全国、乃至全世界档案知识普及,具有重要的历史文化意义。

01“双平台”档案管理,让档案知识惠及每一个人

“对内+对外”双平台档案管理模式,不仅能承载哈师大历年来的学校教职工档案信息,实现学校内部运转档案管理,也能够便捷管理校内馆藏文献,为社会各界人士提供档案服务。

内部需求以学校综合档案管理系统承接。教职工可通过该平台随时访问学校内部教案、课件、电子图书、科研成果、知识产权论文等于教育教学相关的档案资料。哈师大校内26个学院(部)、82个本科专业、1700余名专任教师均可访问该平台,校务运转便利度得以直线提升。

学校档案管理平台
(哈尔滨师范大学档案管理平台)

外部需求以档案信息网承接。档案信息网以供网站调用的公开档案库为基础,社会各界人士可直接通过网站,进行档案搜索、档案管理、档案捐赠等服务。此外在档案信息网还可以进行校园资讯等内容的输出与管理,成为学校向外展示的窗口。

学校档案管理平台
(哈尔滨师范大学档案信息网)

02多库多端口多权限,“千人千面”的学校档案管理平台

哈师大学校档案信息化体系,在构建之初聚焦于“档案普及率”、“人群精准度”、“档案安全性”3个要点,选定了多库多端口多权限的落地方案。如今,建成的体系平台可按人群标签进行权限划分并支持多终端访问。

学校档案管理平台
(依权限展示的会博通平台)

多库,指的是不同的档案库。这些档案库针对不同的人群,可分为公开库、网站内容管理库、文件资料库、资料库、人事档案库、综合档案库、视频库、图片库等。

多端口,指的是用户可以在不同的端口登入会博通学校档案管理系统,端口共有web端(包括后台端口,以及会博通专门对外开放的网页端口),以及手机端(包括APP和微信小程序)。其中会博通专门为哈师大开发的哈尔滨师范大学档案信息网,面向社会各界人士开通,通过该端口,任何人都可以依权限浏览哈师大档案咨询,参与哈师大档案捐赠、档案管理等工作。

学校档案管理平台
(档案权限管理)

多权限指的是,细粒化的权限控制。会博通学生档案管理系统可根据需求灵活配置用户权限,保证每一个人都有机会管档、用档。系统操作权限可根据需求自主设定:若账户关联人为院校负责人,管理权限可设置为覆盖所有功能模块;若账户关联人为档案管理组成员,操作权限可局限在档案管理功能上。

03档案采集、移交、接收、归档全面标准化

一个高校的档案管理体制机制与城市里的档案馆类似,具有多级管理的特点,采用的均是“统一规范,多级管理”的原则,即每个归档单位都配备档案管理员,按照学校的“统一规范”要求对档案进行归档。

学校档案管理平台
(哈师大档案移交业务流程)

哈师大的各个归档单位都遵循“谁形成,谁归档”原则,按照规范性文件要求收集及整理档案,通过会博通即可对纸质、电子文件同时发起归档流程,向对应的管理单位进行移交。

04高效知识搜索引擎,可识别图片文字

为方便图片、PDF文件搜索,哈师大定制了OCR服务。OCR功能配置好之后,用户在上传图片文件时,系统将会分配一个后台任务,在系统空闲的时候,对文件进行识别成为文本文件,以方便系统进行全文检索和再利用。

学校档案管理平台
(会博通高效搜索引擎介绍)

现在,哈师大教职工通过综合档案系统中的组合搜索、关键词搜索、二次搜索,已经可以快速查找到所需资料了。

学校档案管理平台
(会博通全文检索引擎)

除资料搜索外,教职工还可以结合系统上的流程管理功能,对搜索出来的文件进行各种业务流程处理。比如当某用户无法查看权限范围以外的案卷时,可以通过流程审批的方式,申请浏览或借阅。


学校档案管理平台


05定制电子归档章,异地盖章安全便捷

在档案管理方面,考虑到电子印章的安全性和便捷性,哈师大跟会博通定制了电子归档章。这一需求,恰好与近期《国务院办公厅关于加快推进电子证照扩大应用领域和全国互通互认的意见》中提及的,要提升电子印章支撑保障能力的意见,不谋而合。

学校档案管理平台
(档案电子归档章)

会博通综合档案管理系统中的电子印章功能,可采用数字签名技术,具有和传统印章相同的法律效力。 

06学校档案全面数字化,助力档案的知识化管理

学校综合档案涉及类型比较广,涵盖教学计划、教案、科研活动记载、教学总结、实践性教学方案等在内的教务资料,也包含思政工作、精神文明建设、学生学籍管理、财务收支状况等管理资料,还包括校舍维修、校园建设等基建资料。

学校档案管理平台
(学校知识资源管理)

07纸质档案与电子、多媒体档案的集中统一管理


会博通综合档案管理系统,为哈师大创建了包括文书档案、学籍档案、基建档案、科研档案、出版档案、财会档案、政府采购等在内的档案层级,满足学校知识存储、管理需求。档案类型支持主流资料格式。

学校档案管理平台
(哈尔滨师范大学档案管理系统功能界面截图)

视频文件既能够批量导入,也可以无插件播放,贴合全媒体时代发展需求,实现从档案管理到知识管理的跃升。

                                                                                                                                                                                                                         

哈师大采用会博通档案管理软件进行的档案信息化建设,不是一个单独的档案管理建设,作为一个综合管理平台,起着中间承接的关键作用,内部的较保密的档案,可根据内部用户给予对应权限的开放去进行规范利用。对于可公开的档案通过网站建设去进行有效的展示,让更多的人对于哈师大有更多的了解。

我们欣喜于看到学校档案管理,正一步步朝着智能化、便利化的方向发展,希望后续跟哈师大有更精彩的档案应用场景的碰撞,也希望数字化的档案管理系统在更多的学校落地应用,让档案创造更多智识上的价值!



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