学习档案管理“三个走向”,推进档案管理系统升级!

2023/7/12 0:00:00       来源:行业动态        作者:小博       浏览量:  853

还记得档案工作“三个走向”重要论述吗?今年是“三个走向”提出的20周年。最近,湖南省档案管理的相关工作者组织论述座谈会,重温“三个走向”。方向指引永远是发展的主旋律,今天,我们一起学习时隔二十多年,仍旧刻在档案血液当中档案工作指引。

01何为三个走向?

“三个走向”指的是走向依法治理、走向开放、走向现代化。如何做好这三个走向,档案管理工作者也给我们做出了方向指引。

在依法治理方面,要贯彻实施新修订的档案法,深入推进依法治档,完善配套法规体系,把新修订的档案法所蕴含的立法原则、法治精神、法理要求等落到实处。加强行政执法和监督检查,整合执法资源,探索跨区域、跨层级联合执法方式,加大监督检查工作力度,强化法律刚性约束。持续做好普法宣传工作,在全社会形成知悉档案法、遵守档案法、运用档案法的良好氛围。

在推动档案开放方面,档案部门要有效激活和释放符合时代需求、符合人民期待的档案价值,在多渠道、多层次、多维度的开放共享中将档案价值转化为社会共同财富。深入实施新时代新成就国家记忆工程,加强重大战略、重大工程、重大项目、重大活动等领域档案资源建设。找准档案资源开发服务中心工作的最佳切入点和着力点,发挥全省丰富的红色档案资源优势,深入挖掘、充分释放档案中蕴含的精神力量和时代价值。加大开放力度,提供多样化的档案服务形式,更好服务人民群众。

在走向现代化方面,档案部门要加快信息化与档案工作的融合发展,以信息化驱动档案工作走向现代化。以数字化思维、信息化技术手段创新档案治理、服务和发展模式,补短板、强弱项,实现后发赶超。深入探索大数据、区块链、人工智能等技术在档案各领域的应用,推进科技创新与档案业务深度融合。以信息化驱动档案事业转型发展,逐步实现电子文件单套制归档和电子档案单套制管理,降低碳排放,实现档案工作的数字化绿色化协同转型发展。

02会博通档案管理系统:更合规、更开放、更现代化

1)更合规

在合规化方面,会博通档案管理系统全面对接新档案法。现行新档案法从原来的六章二十七条扩展至八章五十三条,新增了档案信息化建设和监督检查两个专章。

会博通在档案信息化建设方面,构建了一套从扫描开始,涵盖档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案编研、档案利用的全生命档案管理体系。档案管理系统推进了档案的数字化与信息化应用,在有利于保护原始纸质档案的同时,也提高了档案的利用率。在监督检查方面,会博通档案管理系统,拥有类似“黑匣子”的痕迹可查功能,任何档案的违规行为都可以从这里找到蛛丝马迹,可有效杜绝档案违法违规行为的出现。


比如当我们发现机密档案泄露的时候,可直接在会博通档案管理系统当中,在“黑匣子”功能界面下封装的批注清单、日志清单、历史版本、发送名单等控件,对接触该档案的人员进行逐一排查。就日志清单而言,在日志清单内容显示栏,我们可以清楚地看到所有用户对该档案的利用情况,比如查询、阅读、编辑等等。倘若该账号用户调阅了该档案,那么可以初步判断该成员与该档案的泄密有一定相关性。

2)更开放

在开放性上面,会博通支持多人同时管理、单人管理+多人上传等丰富的模式。在多人同时管理的模式下,可根据职能特性将档案收集的责任下方到的系统用户上。该系统用户也同时享有档案利用的权利。“单人管理+多人上传”的模式是指一人统筹管理,多人共同完成档案收集上传任务的工作模式。会博通系统为两种模式,都提供了很好的流程协作与交互工具。

系统人员可通过在线交流工具直接交流档案工作内容;可直接以二维码或链接的方式,在加密的条件下,将档案发送给协作人员;可以关联文档的形式,进行多主题的编研工作;可将外部人员也囊括进内部的审核流程当中。

 

会博通档案管理系统为开放性的档案协作提供了很好的工具支持。比如在校园档案管理上,会博通“1+n”模式的档案管理机器人,可以充分链接不同学院、不同科系的档案管理资料,为教职工们提供统一的档案归集平台,推动多学科的交汇融合发展。

3)更现代化

在推进档案工具做的数字化绿色化协同转型方面,会博通联合多方行业专家,推进档案数字化的泛在应用。比如2023年,会博通跟爱普生达成战略合作,将扫描仪纳入到档案管理生态中,根据用户具体的业务需求,辅助用户构建从资料生产到管理、利用等全流程的“无纸化”应用模式。

在现代化的发展中,会博通档案管理软件也将向ESG需求对齐,不断将先进的数字技术、自主国产技术应用进档案管理系统当中,结合各个行业的细分应用场景,不遗余力推进档案现代化建设。

“无纸化+智能化”是现阶段会博通档案管理系统的产品方向。在无纸化方面,我们跟爱普生中国达成战略合作协议,构建了档案从生成到管理、存储、利用等全流程的无纸化应用。在智能化方面,会博通根据用户的使用需求,结合用户使用习惯,在档案管理范围内提供了非常多的自动且智能的工具。比如辅助文件编号编制、档号自动查重、身份证信息读取、归档工作量统计等等。

比如对于档案量特别多的集团型企业,会博通档案统计的功能对于其档案管理其中非常重要的作用。通过档案统计,档案管理员可以随时查看档案的类型、分布、年度、报表等。呈现形式丰富多元,可以帮助档案管理员充分了解档案的归档与利用情况,使之成为衡量企业经营的一个重要量化指标。

03写在最后

走向依法治理、走向开放、走向现代化,“三个走向”的精神思想穿越20年,依旧熠熠闪光,照亮档案管理前行之路。会博通档案管理系统在三个走向的指引下,将更多向业靠拢,拓宽细分场景,推动档案管理的泛在化应用,让档案创造更多价值。

 

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