青岛全面推行机关档案“三合一”制度!来看具体措施!

2023/6/15 0:00:00       来源:行业动态        作者:小博       浏览量:  698

最近,山东省青岛市多措并举,全面推行机关档案“三合一”制度,取得良好效果。借着这个新闻,我们想跟大家再聊聊档案管理中的“三合一”制度。一起探讨“三合一”制度下都有哪些具体举措。

01青岛机关档案“三合一”制度具体举措

山东青岛机关档案的“三合一”具体措施包括以下几个方面:

1)修订相关制度,进一步规范档案门类划分,统一档案分类方法,理顺档案整理要求;

2)调整档号结构、补充元数据,兼顾规范性和延续性,做好新旧数据衔接;

3)组织人员专题攻关升级数字档案室系统,补充完善相关功能模块,特别是针对录音、录像和实物档案增加“按件整理”模式,为各机关实施“三合一”制度搭建好信息化平台;

4)指导制定“三合一”制度范本,为各机关提供参考,并创新性提出“档案分类方案索引表”,使分类方案与信息化平台有机融合;

5)举办专题培训班,详细讲解业务要求,明确任务目标。        

02究竟什么是机关档案的“三合一”制度

“三合一”制度是规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。全面推行“三合一”制度,对于进一步提升机关档案基础业务和信息化水平,建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系,维护国家档案资源完整与安全,促进档案事业健康长远发展具有重要意义。

国家档案局印发通知,在机关档案工作中全面推行档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度。

03会博通档案管理系统,落深落实档案“三合一”制度

在档案分类方面,会博通档案管理系统可帮助用户提高档案分类的效率。首先,会博通提供了一个可灵活调整的档案分类框架。会博通对于框架的层级不设限,分类的细致程度可按需设定会博通档案管理软件提供分类号表的编辑和管理功能,用户可以在分类号表中定义和维护相关的分类号、分类名称、分类描述等信息,以便于对档案进行分类和标引。

例如,对于园林绿化工程竣工资料,我们此前就为大家整理出了224项具体文件,这些文件资料该如何归档和分类,大家可根据具体的需求进行划分,比如划分为合同文件类、勘察设计规划类、资质类、监理工作指导类、施工指导文件、监理工作记录文件及工程管理往来文件收发文记录文件、绿化分部工程质量文件等等,这些分类可以灵活增删和调整。

在文件材料归档范围方面。文件材料归档范围指的是一个机构、组织或企业对其所拥有的文件材料进行分类、整理和存储时,所确定的归档对象的范围。这个范围通常基于文件的性质、用途、时间等因素进行划分,以便更好地管理和利用这些文件材料。

例如,一家公司可能会将其所有的合同、报告、备忘录等文件材料归档范围设定为“公司历史”或“业务文件”,而将员工手册、人事档案等文件材料归档范围设定为“人力资源”。这样可以方便地对不同类型的文件材料进行分类、检索和管理,同时也有利于保护机密信息和保留重要历史记录。

会博通是涵盖全档案门类的管理平台,集成文书/基建/科技等综合档案、干部人事档案、会计档案等一站式管理功能。

在档案保管期限方面,会博通档案管理系统提供灵活的档案保管期限设置,用户可以根据需求,自主将档案的保存期限设置为几天、几月或几年、几十年不等。此外,会博通还拥有到期提醒功能。档案到期之后,会博通可通过短信、邮件等方式通知相关负责人员执行相关的到期操作。

从1988年面市到现在,会博通落地了非常多的机关档案业务,比如广东省财政监察专员办事处、云南省第一强制戒毒所、江西省人民检察院、东莞市卫生健康局等等。近年来,会博通也在机关档案“三合一”上持续发力,将档案管理系统融入更多的机关工作场景。

 

推荐阅读:

档案管理系统保管期限如何设置?从几天到几年,都可灵活归档

淄博不止有烧烤!档案管理也别有洞天!

档案管理说的“三合一”制度是什么?如何贴合要求