【案例】“公路工程档案管理”痛点和方案整理,以省公路建设为例

2023/1/31 0:00:00       来源:最新案例        作者:小博       浏览量:  478

公路、桥梁等公路工程档案管理,为啥那么重要?一方面,因为公路工程档案具有原始记录性和备以查考性,可以作为评价工程质量的权威数据;另一方面,公路工程档案对于工程项目的运行管理具有全面的指导性。公路工程档案如此重要,如何进行管理?广东省公路建设有限公司,应用会博通档案管理系统,建设了一套全面数字化的公路工程档案管理体系。


建筑工程档案管理系统、建筑工程档案管理


01客户简介

广东省公路建设有限公司,成立于2018年,员工人数为三百多人左右。广东省公路建设有限公司的主营业务有组织公路、桥梁工程的规划、建设、经营管理、技术咨询,筑路机械的租赁。公司根据行业经营和风险特点,以防范风险和依法合规为目标。建立了管控到位,责任落实明确、运行相互制衡的内控管理体系。公司严把产品及服务质量关、注重共赢发展,积极为用户提供产品和服务。

2022年4月,广东省公路建设有限公司佛开高速公路南段改扩建项目管理处入选2022年广东省工人先锋号名单。2022年4月,广东省公路建设有限公司深中通道管理中心团支部被授予“广东省五四红旗团支部”称号。

02客户痛点

1)档案专业性需进一步升级:公路工程档案管理,需要对工程建设过程中相关资料进行收集、整理、分类、归档等,任务复杂而繁琐。加上档案工作与经济效益不产生直接关联,档案收集不全、整理不及时、借阅不规范、档案丢失等问题,时有发生。
 
2)档案分散,收集过程复杂:公路工程项目涉及公司与人员比较多,档案资料分散在不同的执行团队中,收集和整理需要经过不同人员,比较难以做到全面收集,统一管控。

3)人员架构复杂,监督管理难:公路工程的施工是又多个部门共同实施的,在这种情况下很难实现对于所有部门进行监督和管理,无法实现对于所有部门的监督,就会导致档案收集的不全面,这对于档案管理来说,是非常不利的。

4)复合型档案员缺乏:找到专业的档案管理员不难,找到专业的公路工程档案管理人员也不算难,但是要同时找到既懂档案管理又懂公路工程的管理人员,以便推动档案跟业务的深度结合比较困难。

03会博通公路工程档案管理系统:统一平台智能管

1)符合国家行业标准规范:会博通公路工程档案管理系统,全面符合国家行业标准规范。系统管理员在系统上管理档案,必须在规范下进行档案收集、整理、分类、归档才能执行,比如全宗号、档号的设置等。

2)与新软OA系统互联互通:广东省公路建设有限公司在上线会博通公路工程档案管理系统之前,有在使用新软OA协同办公系统。为更好收集公司内部各个环节的文件、档案、知识材料,会博通打通了与新软OA的连接,材料和用户信息可方便地在两个系统当中互通。

3)统一平台,痕迹实时监控:会博通档案管理系统可将所有部门、所有人员产出的档案资料汇总在平台上,并进行统一管控和使用。通过会博通系统,公路工程项目管理员可在平台上,便利查看各维度资料,了解项目进度。用户的操作痕迹,都会实时记录在系统内。

4)专业化的档案管理工具:会博通公路工程档案管理系统为广东省公路建设有限公司提供了专业化的档案管理工具,比如档案检索、权限管理、档案借阅与归还、档案提醒、档案移交、档案分类、档案属性编辑等均有规范性设置,非档案专业人员也能进行专业化管理。

公路工程档案可以作为评价工程质量的权威数据,也对于工程项目的运行管理具有全面的指导性。广东省公路建设有限公司启用会博通公路工程档案管理系统,对于公司的数字化体系建设、公司的稳健经营发挥着至关重要的作用。



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