【案例】银行档案管理:广州银行用会博通实现全类别档案归集管控

2023/1/19 0:00:00       来源:最新案例        作者:小博       浏览量:  863

业务档案、文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、声像电子档案、人事档案……银行体系当中每天都会产生大量的档案资料,如何将这些档案资料分门别类、科学规整关系到银行整体运营效率?广州银行引进会博通银行档案管理系统,实现全类别档案统一归集管控。

银行档案管理平台

01客户简介

广州银行,成立于1996年9月,总行办公大楼位于珠江新城CBD中轴线花城广场核心区。1998年更名为广州商业银行,2009年获准更名为广州银行。2020年3月9日,“2019年中国银行也100强榜单”发布,广州银行排名第34位。广融天下、赢在未来,广州银行致力于用心服务、创享美好,致力成为粤港澳大湾区精品银行。多年来,广州银行持续为城市轨道交通、路桥、隧道、港口等重大设施建设提供资金支持、出台乡村振兴行动加护及实施方案、为大型国企提供信贷支持等,不遗余力推动社会民生发展。

02客户痛点

1)档案保管期限需与业务特点紧密结合:银行档案保管期限的划分与银行业务特点有时候存在不匹配的问题。比如有权机关查询、冻结及扣划书,挂失登记及补发凭单收据。 

2)纸质档案和电子档案匹配度需提高:电子档案的应用适应银行会计电算化发展,特别是在对应管理上不够合理和明晰,存在着重复保管和保管缺失两方面的问题。

3)实现档案的全面电子化刻不容缓:银行保留了大量的纸质档案,且随着业务的发展,纸质档案呈几何倍数增长,对档案库房造成了巨大压力。电子档案在银行中的保管和利用已经到了必须实施的时刻。

4)档案需要集中统一管理:文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、业务档案等基本是分开保管的,各部门之间的协作度不算高,需要一个集中统一的平台,及时将分散的档案统一归置在一起。

03会博通银行档案管理平台:全类别档案归集管控

1)档案保管期限灵活:会博通银行档案管理系统,为用户匹配了灵活的档案保管期限设置。系统内置的期限从1周、15天、1年、5年、10年、15年、30年、永久不等。除系统内置期限外,用户也可自行定义。还可设置到期提醒,及时进行档案销毁等操作。

2)纸质档案与实体档案联动互查:会博通银行档案管理平台支持手机端和web端同时登录。当您在实体库房,可通过收集实时扫描实体档案上二维码信息,直接查阅电子档案。反之,您也可以直接通过系统平台定位实体档案的具体位置。

3)全面电子化管理:会博通银行档案管理系统,支持档案的批量化上传,档案条目批量化挂接,也可直接联通各种型号扫描仪。纸质档案电子化非常方便。此后,档案移交、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等均可通过数字化方式管理。

4)一个平台统一管控:文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、业务档案等都可以统一到一个平台上进行管控。会博通银行档案管理系统当中可以划分为不同的磁贴模块,不同的档案类别可专门保存在文书档案模块当中,不论档案类型有多少,都能清晰管控。

会博通银行档案管理系统,为广州银行提供了一套规范化、专业化、现代化的档案管理体系。广州银行相关工作管理员可以灵活方便地通过系统,对工作表中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体和不同门类的文件材料,进行统一集中管理。“广融天下,赢在未来”,祝愿广州银行未来的发展越来越好。



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