【案例】公交集团档案管理如何实施?公交集团把信息化落到实处

2023/1/18 0:00:00       来源:最新案例        作者:小博       浏览量:  845

最近几年,我们常看到类似“市档案局检查评审公交集团档案管理”的内容。究竟如何做好公交集团档案管理?我们通过这些资讯可以窥见一二。在这些资讯当中,出现频率比较高的内容为:门类完整、整理规范、计算机录入和扫描、档案的使用情况、档案信息化。为管好档案,广州公交集团与会博通携手,完成了高标准、高度信息化的档案管理平台创建工作。

档案管理系统、档案管理平台

01客户简介

广州公交集团电车有限公司,成立于1982年,公司地址位于广州市荔湾区,是会博通超过20年的老用户。经营范围包括工程技术服务(规划管理、勘察、设计、监理除外)、工程管理服务、票务代理服务;旅客票务代理、广告设计、代理;广告制作、广告发布(非广播电台、电视台、报刊出版单位);分布式交流充电桩销售;电动汽车充电基础设施运营;机动车充电销售;集中式快速充电站;普通机械设备安装服务;新能源汽车废旧动力蓄电池回收及梯次利用(不含危险废物经营);电气设备修理;通用设备修理;机动车修理和维护;电工器材制造;电工器材销售;电工机械专用设备制造;专用设备修理等。

02客户痛点

1)室藏丰富,但数字化程度需提升:广州公交集团,可以说是在改革开发之初就成立的企业,拥有非常源远的历史,档案资料不计其数。在过去,这些档案资料以纸质的形式保存,要想保护这些年代久远的档案,并提高其利用率,需进行数字化。

2)保密严格,但档案安全不够全面:公交集团内部档案,保密性很强,对档案保存设施各方面的要求较高。档案数字化后,需要着重考虑数字化后的电子档案传阅、浏览等安全问题,最大限度保护档案安全。

3)利用价值高,但档案利用需升级:广州公交集团一直十分注重档案利用的高效与规范,不断完善各种检索工具和利用效果登记,及时提供室藏档案资料。不过,在现代信息技术的发展与现代化办公的要求下,档案利用还需进一步升级。

4)专业性强,但相关专业人才较少:档案工作,专业性比较强,需要定期采取多种措施开展业务指导,加强档案队伍建设,以达到档案保管安全、利用方便、管理规范、标准统一的工作目标,精力财力投入比较大。

03会博通公交集团档案管理系统:一个平台,管控全局档案

1)一个平台,实现档案全面数字化:会博通档案管理平台,是一个综合性的应用平台,可以全局管控公交公司内部运营、人事、业务、工程、服务等全线内容。会博通平台上线后,企业内部历史遗留的纸质档案,逐步全部实现数字化管理。

2)全方位保密的智能安全管控体系:为了保护档案信息安全,公交集团通过会博通平台提供的安全功能配置了符合自身需要的系统应用安全机制,包括错密锁定、机器指纹登录、限定IP地址访问、强密码登录控制等安全策略,以及防扩散水印加密等安全体系。

3)便捷检索服务,提升档案利用率:会博通档案管理系统支持档案的秒级检索,用户在内网中访问档案管理系统,可快速查阅相关档案,大大提高了调阅档案的效率。并且,用户在线阅读档案文件时,系统会自动匹配动态水印,可动态获取当前阅读用户的用户名,能有效避免恶意扩散等管理风险。

4)专业标准的培训服务和档案工具:会博通是全国领先的档案管理解决方案供应商,我们不仅可以针对性提供平台应用,也会针对需求对用户进行系统化培训,帮助用户落实专业化档案管理。会博通平台整体贯彻国家与行业标准,在软件引导下操作,可保障专业性。

从1982到2023,广州公交集团电车有限公司已经有四十多年的历史。公交集团档案是公交集团四十多年辉煌发展史的缩影,是公交行业宝贵的精神与物质财富。后续,会博通将继续保持与广州公交集团密切合作,深入挖掘档案价值,促进档案工作再上新台阶。



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