【案例】公司档案太多?棕榈股份用4份文件,轻松规整近40年档案

2023/1/13 0:00:00       来源:最新案例        作者:小博       浏览量:  729

每天生产档案资料超过6万份,一个月大约就是180万份,一年就约等于2160万份,40年大概就是86400万份。公司档案积累速度快到超乎想象,稍不留意,一年不整理,档案资料就对堆叠出好几个小山丘,之后再想要从中找出所需资料,难度堪比攀登“喜马拉雅”。对于公司内部海量档案,如何进行科学规划与管控,著名的城乡建设及生态服务商——棕榈建设,联系到会博通,跟我们做了档案管理咨询,以4份资料为指导,规整了近40年的档案材料。

档案管理咨询

01客户简介

棕榈生态城镇发展股份有限公司(简称:棕榈股份),创始于1984年,并于2010年在深交所上市。棕榈股份践行“绿水青山就是金山银山”的绿色发展理念,凭借多年的行业经验及先发布局的品牌优势,公司围绕“一体两翼”发展战略,确立了“双总部”(郑州总部、广州总部),大华北、大华东、大河南、大西部、大湾区、海南“六中心”及棕榈设计集团的规划布局,稳步发展成为集顶层策划、规划设计、建设施工、综合运营与一同的全国性集团化公司。

目前,棕榈股份以设计为引领,以运营为特色,通过“一体两翼”发展战略构建以绿色城乡建设为主体,以乡村振兴和创新业务平台为两翼的业务组合,同时积极探索通过科技手段和金融手段赋能的发展模式。其中“绿色城乡建设板块”包括园林建设、工程建设、规划设计三大类业务;“乡村振兴”板块包括高标准农田建设、农业农村基础设施建设、乡村文旅等业务领域;“创新业务平台”主要涵盖元宇宙、绿色大健康、职教营地、资产管理、科技物业、农批市场等业务领域,为棕榈孵化新领域优势,培育新的发展动能以及未来的核心竞争力。

02客户痛点

1)档案体量庞大:从1984年到现在,棕榈股份发展时间将近40年。在这40年当中,企业内部资料以指数级速度增长。据2021年数据统计,公司内部文件资料每年产出量超过6万份,档案管理工作非常繁重。

2)档案管理分散:因其业务模式特性,棕榈股份组织架构划分比较精细,比如中心就有审计监察中心、工程技术管理中心、建设管理中心、财经管理中心等等。以往模式是不同中心、不同部门自行管理各自档案资料,不利于档案统筹管理。

3)专业档案员少:企业当中比较少设置档案专业人员,部分工作依赖于兼职人员完成,也没有相应的档案管理部门。这直接导致了工作量繁重,以及部分需要专业知识的工作,完成情况并不理想。

4)配套设施不足:此前的档案管理比较传统,投入经费不多,且主要用于购买资料柜。除资料柜外,没有其它管理设施设备投入,档案管理的信息化程度不高,不符合现如今数字化发展的趋势和要求。

5)档案利用不高:在没有匹配数字化档案管理体系的条件下,档案借阅全部依靠人力完成,利用效率不高,直接影响企业日常业务运转。由于部分经营档案的缺失,甚至带来了经济损失。

03会博通档案管理咨询服务:4份文件,全面架构企业档案体系

1)档案管理咨询4份关键文件:4份文件分别是《档案管理现状调研诊断分析报告》、《档案管理体系建设总体规划及实施方案》、《档案管理制度和流程》、《系统功能分析说明》。这4份文件,从企业当前存在的档案管理问题,到档案管理体系架构以及具体的系统功能给出了详细说明。

2)《档案管理现状调研诊断分析报告》:会博通组建了项目小组,切入到棕榈股份具体的档案管理场景,开展了详细的调研、分析以及总结。在调研过程中,会博通对棕榈内部33个人员,11个区域/部门进行了访谈,对内部档案管理情况进行摸底和诊断,并给出对标企业档案体系、资源配置、政策法规等详细参考。

3)《档案管理体系建设总体规划及实施方案》:根据《档案管理现状调研诊断分析报告》,结合国家法律法规、国有资产上市企业及国家档案管理标准要求的、会博通为棕榈股份提出了全面详实的总体规划及实施方案。整个方案包括档案管理体系建设三年规划、档案管理模块的工作职责、档案管理人员梯队建设及考核设置、全面衔接企业内部信息化体系等。

4)《档案管理制度和流程》:会博通结合棕榈股份的实际情况,为其提供了科学高效的整理方案。具体内容包括档案整理和数字化加工的指导原则和基本工作流程(从提卷拆卷到数字化)全过程明细,提供在最低成本范围内快速整理和数字化加工的方式和方法。

5)《系统功能分析说明》:依照已搭建完成的档案管理体系,以及公司实际管理情况,制定档案管理系统采购建议,以及档案系统功能需求文档。

作为一家发展了近40年的企业,每日6万份公司档案的积累,棕榈股份的专业度和影响力,是不言而喻的。您或多或少一定听说过这些景点:南宁园博园、河南开封黄河生态廊道示范带、香港迪士尼乐园酒店、广州花城广场。这些景点都是棕榈股份的作品。步入新时代,棕榈股份将继续秉持工匠精神的初心和情怀,推动更多创新型项目落地。



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