【案例】物业档案管理如何专业化?凯云发展借力会博通这样做!

2023/1/16 0:00:00       来源:最新案例        作者:小博       浏览量:  698

从事物业工作的伙伴们,对物业档案管理资料,一定不陌生。固定资产档案明细、设备档案及设施设备运行检修记录明细、物业维修记录档案、第三方(包括消防、电梯、门窗、广告及商业活动、垃圾清运等)交接、售后及承诺情况、工程档案(小区平面图、水电布置图、消防等)、员工档案、物业日常工作记录档案(会议记录、各类通知等)、业主档案……物业档案这么多,究竟如何管理才能更专业?广州凯云发展股份有限公司携手会博通,这样作答。 

物业档案管理、物业档案管理软件
(图片来源于广州凯云发展有限公司官网)

01客户简介

广州凯云发展股份有限公司(原广州凯云物业管理有限公司,以下简称“凯云公司”)成立于2009年12月,是广州开发区管委会属下广州开发区控股集团有限公司的子公司,具备国家住房和城乡建设部颁发的一级物业管理资质,是广东省物业管理行业协会理事单位,广州市物业管理行业协会副会长单位。

凯云公司依托开发区、服务开发区,在开发区控股集团的带领下,秉承“竭诚服务、和合共赢”的经营理念,践行“求实、创新、团结、奋进”的企业精神,立足“以人为本、高效务实”的管理思想,做大做强公司规模,提升公司品牌价值。公司坚持以市场化运营为核心,以物业管理为基础,积极拓展商业运营和多元化经营,围绕政务服务、园区服务、商务服务三大板块,想标准化、集约化、规模化、品牌化方向发展,向现代服务业转型升级,成为综合运营服务商。

02客户痛点

1)档案归档工作量大:很多设施设备管理档案中的开箱验收证明书、装箱抢单、安装使用说明书、产品合格证书、产品原理图等随机文件,设备安装、调试记录、验收单、移交清册等以及物业项目实施过程的各类型文件都需要按规定归档,采用传统纯线下的归档模式,全部工作量都压在档案室,会出现归档滞后、扫描工作量大等困难。

2)电子档案急剧增加:随着信息化的发展,现在很多物业项目都采用全面信息化的手段进行管理,如无人机巡检等,这样会产生大量的图片与视频档案需要归档。在传统模式下,这类型的档案采用特殊载体管理,利用起来非常不便。

3)档案借还复杂,利用率不高:传统的档案借阅方式,需要进行层层的线下审批,档案室和办公室也不是同一个物理位置,操作起来比较耗时。原始纸质档案的流转既不利于档案的保管和保存,也难以做到多人同时利用,整体而言利用率不高。

4)档案资料多,查找工作量大:档案逐日逐年累积,体系庞大,如果凭着记忆和分类查找实体档案,比较费力。需要一套软件实时记录档案是否在库,并可快速查询电子档案。

5)档案安全管理建设还需升级:部分档案不适宜广泛传阅,需要进行相应的保密机制处理。但由于档案管理与应用所牵涉的人员众多,在不影响档案利用率的前提下,保障档案安全,是当下物业档案管理面对的难题之一。

03会博通物业档案管理软件:全面归档、安全利用!


物业档案管理、物业档案管理软件


1)视频档案与图片档案无忧管理: 基于目前物业档案管理中有较多的视频和图片管理需求,会博通为凯云发展提供专属的视频库和图片库。视频库是专业化的视频观看与管理工具,支持视频直接播放,长/短视频等资源的上传、分类管理和搜索利用等管理。利用图片库,可满足缩略图快速浏览和图片水印要求。档案形式和内容,都更为完整。

2)以流程化管理,提升档案质量:本人签名、填表时间、审核签字等等繁琐操作,都可以在会博通物业档案管理平台上完成。比如在一份文件当中,需要多个人员进行审核签字,您可以直接在会博通上自定义流程,让审核签字的动作依据流程自动流转到各负责人处。各项资料完成后方可归档。

3)电子化借阅,快速分享档案:会博通物业档案管理软件,应用的是档案数字化管理方式,支持纯线上、纯线下以及线上+线下的档案借阅模式,档案借阅更为灵活和便捷。用户在进行电子档案的在线阅读时会有防扩散水印,防止截屏、拍照等档案泄露风险。

4)档案框架规范,秒级查档:会博通提供符合国家规范、行业标准且可供灵活构建的档案框架,档案类型再多,也能做到有章可循。逐日、逐年的档案按照“章法”累积、归档,可轻松进行档案查找。查找过程中可直接通过关键字搜索,也可根据“章法”自行索引。

5)依“用户旅程”构建安全体系:在用户登录阶段,会博通设置了强制复杂密码、机器指纹登录、验证码登录、账号加密传输、支持SSL网络加密技术等安全措施;在档案利用阶段,会博通采用与职能相适应的权限体系多维度授权,并且用户所有操作行为都将记录在系统中;在档案存储方面,会博通支持数据库存储和文件服务器存储、病毒扫描与加密存储。

高效的物业档案管理,不仅能够提升物业企业的市场竞争力,而且能够提升经济效益水平。疫情后时代,在会博通物业档案管理平台的助力下,祝愿凯云发展在设备检修、安全巡检、园林绿化、安全监控、卫生清洁等各项业务上,都能取得更新更大的增长。



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