应用概述

三十年前,会博通的前身,就是一个文档一体化管理系统,可能还是我国第一个商品化的文档一体化软件产品。

通过三十余年的不断改进与提升,会博通已由一个文档一体化软件变身为综合知识管理平台,其最为基础的、专业化与通用性极强的文档一体化管理功能,仍然是其亮点之一。

会博通综合知识管理系统更新界面

文件与档案的分类

对文件进行分类,从不同的角度上观察可以采用不同的标准,产生不同的分类结果。文书处理的客观需要,也不可能仅仅满足于一种分类方法。分类方法的选择,应当以分类的结果对实际工作是否具有指导意义来确定。



一般来说,文件分类的依据主要由文件的使用范围、来源、行文关系、内容与性质、密级、实现要求等,如,按行文关系,可将文件分为上行文、平行文和下行文三种。按密级,又可分为保密文件和非保密文件。采用何种分类方法,应根据本单位的实际情况而定,亦可同时按几种方法对文件进行分类。

为了维持管理方法的稳定与一致性,文件分类方法一经确定,就应保持基本稳定。

会博通文件与档案分类的依据

文件流转

虽然数字化的流转方式已成为主流,但会博通仍然可以采用两种方式进行文件流转。

一种是传统的纸质文件的人工流转方式,需要利用会博通保存电子文档,打印相关人工流转的纸质表格,流转完成后,再将相关表格和最后定稿的文件扫描录入系统。 另一种则是现代化的无纸化网络流转方式,由文件起草人提交文稿,再经过校对、会签、签发、核稿、编号、套红等程序最终形成正式文件,还可将封发、归档等程序加入流程中,让文件的盖印或加盖电子印章、邮寄、归档等工作一气呵成。

有时,还需要混合采用两种方式进行文件流转,比如说,首先采用无纸化的方式进行文件流转,以提高文件审批流程的效率,在文件正式定稿后,再以纸质的方式交关键参与人员签字确认,以满足管理与法律的需要。

会博通流程表单

会博通还提供了灵活方便的流程表单功能,表单的设计和处理符合中国机构的制度与习惯。

手写批注、手写签名

会博通也引入了手写批注、手写签名等技术,以方便习惯于手写操作的用户批改文件,数字证书、电子印章等技术亦可用于文件的管理。

文件流转和处理

在系统中,流转和处理信息将自动保存,任何人不能修改或删除,并且,这些信息就像黑匣子一样依附于对应文件,归档时与文件同时归档保存。

文件归档

会博通提供了一个非常专业化且功能全面的归档编辑界面,所有的归档操作,几乎可在同一界面内完成,给用户提供了便利。



会博通文件归档管理

• 在文件管理阶段,会博通提供了多种自动化的方式,将处理完毕的文件自动收集到档案收集箱中,档案管理人员可根据管理需要,及时将档案收集箱中的待归档文件转入相应的档案类目中,以形成档案。

• 对于没有自动转入档案收集箱的文件,亦可采用多种方式进行归档操作。

• 文件的归档操作,可由文件持有者将文件移交给档案管理人员后,再由档案管理人员予以归档,亦可由档案管理员授权文件持有的部门或人员直接进行归档操作,归档完成后,经档案管理员验收,再入库保管。

档案管理

会博通所提供的档案管理功能包括授权、借阅与归还、统计、注册与取消注册、档案注销、表格打印以及复制、剪切和删除等,可满足日常管理的各种需要。对于借阅与归还,可实现全流程化,且还提供了到期提醒功能,可通过内部邮件或短信提醒管理者和借阅者按时归还外借的文档与资料。

会博通档案的全生命周期管理

文件与档案的搜索利用

会博通提供的搜索平台,可按权限搜索文件与档案,具备阅读权的操作者,可直接阅读电子文档,没有网上直接阅读权的操作者,亦可提交借阅申请,申请在线阅读电子文档或预约去档案室借阅文档原件。