档案管理:档案管理数字化需要遵循哪些基本原则?

2020/9/4 10:37:35         来源:         作者:孙超        浏览量:  1

1基本原则

1.1  同步检查档案实体质量,确保数字化成果的真实、完整。

1.2  采用先进的数字技术,确保数字化成果的长期有效、数据兼容和安全迁移。

1.3  采取有效的保护措施,确保档案实体及数字化成果的安全。

1.4  确保档案实体与数字化成果间的有机联系。

 

2过程管理要求

2.1  制定档案数字化的总体方案、技术路线与工作方法,确保档案数字化工作标准化、规范化和流程化。

2.2  档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描(转换)、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

2.3  建立档案数字化各环节的安全保密机制和工作制度,确保档案数字化工作的安全与高效。

2.4  档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

 

3数据挂接

3.1  档案数字化转换过程中形成的图像、音频、视频数据,经质量验收合格后,加载到档案数据库服务器。通过编制的程序或借助相应的软件,实现档案数据库条目与相关联的数字图像、音频、视频批量的快速挂接。

3.2  认真填写档案数字化挂接检查情况登记表单,记录数据关联后的页(张、盘)数,核对每一份文件关联后的页(张、盘)数与档案整理、扫描(转换)时填写的页(张、盘)数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法。

 

4数据验收

4.1  图像、音频、视频数据验收

以一个全宗或多个目录为单位,随机抽查5%的档案条目数据对应的图像、音频、视频数据。图像、音频、视频应符合本规范中所规定的分辨率、采样频率、数码率、文件格式及色彩模式。图像、音频、视频文件的命名必须与条目数据题名相一致。图像、音频、视频的转换完整性要求达到100%,图像偏斜度、清晰度、整洁度,音频、视频的清晰度等技术指标,要求抽检合格率达到95%以上(含95%)。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%

4.2  验收审核

验收“通过”的结论,必须经分管领导审核、签字后方有效。

4.3  验收登记

认真填写数字化验收登记表单。

 

5数据备份

5.1  备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

5.2  备份方式

为保证数据的安全,除将数据上传至集团公司档案管理系统服务器外,还应采用在线(磁盘)、离线(DVD刻录盘)相结合的方式实现多套备份,并注意异地保存。

5.3  数据检验

检验内容包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

5.4  备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。

5.5  备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

 

6数字化成果管理

6.1  应加强对数字化成果的管理,确保其安全、完整和长期可用。

6.2  数字化成果提供网上检索利用时,应有制作单位的电子标识(水印),并根据具体情况决定是否采用微软DRM保护的文件格式。