【案例】英德中医院:会博通助力档案管理信息化

2021/6/11 15:32:47         来源:公司资讯         作者:小博        浏览量:  189

英德市中医院创建于1958年,是一所集医疗、教学、科研、预防、保健、康复于一体的综合性三级甲等中医医院, 2019年,医院被国家卫健委、国家中医药管理局纳入“全面提升县级医院综合能力第二阶段500家县级中医医院”名单,2020年升级为综合性三级甲等中医医院。



           
作为当地有悠久历史的中医院,院领导一直以来都非常重视单位的信息化、数字化建设,当然,也包括档案管理的信息化建设。


秉承“让客户满意”的宗旨,有30多年文件及档案管理软件研发经验、拥有上万客户群的文件档案一体化管理老品牌会博通,在2020年为英德市中医院建立了一套能够推动该院数字化建设、满足该院档案管理信息化需求的高效管理的档案管理系统。




会博通为英德中医院部署了涵盖收集、整理、存储、利用全生命周期管理的综合档案管理系统,有下面的内容和功能特点:



                  
档案管理流程图


一、多渠道的收集入口


会博通为英德中医院的档案收集提供了手工录入 、批量导入、接口接收三种录入方式。


手工录入:可由用户依权限扫描、录入档案到个人或预归档文件库。


批量导入:可由用户依权限批量导入档案文件到个人或预归档文件库。


接口接收:可通过通用接口,按照预设的规则,收集其他系统移交过来的文件到个人或预归档文件库。


通过以上三种模式,实现了档案来源全覆盖。


二、规范有序、标准化的整理功能


 会博通为英德中医院提供的档案整理功能包括归档鉴定、归档审批、自动归档、归档编辑等归档整理功能。


归档审批:个人可按照英德中医院自己内部规定的流程,勾选文件放逬“收纳盒”中,再发起档案归档移交申请流程,进行复核、审批和归档。


归档鉴定:归档审批移交的档案由管理人员进行归档鉴定,并选定归档目录归档,预归档文件库中的文件由档案 管理人员通过“自动归档或归档编辑”功能进行归档。


自动归档:可将个人或预归档文件库中的文件按照年度、保管期限、类型等条件,自动批量形成档案。


归档编辑:归档编辑功能提供方便的归档(组卷)操作界面,可方便地将待归档文件,归入相应的案卷中。


并提供著录项目的修改、卷内文件的排序等功能。


三、有针对性的分类存储


根据文件价值和重要性分为文件库、档案库和资料库等。


文件库:用于存储待归档文件。


档案库:通过归档编辑与自动归档均可将文件库中的文件归入档案库中。


资料库:档案鉴定后,不需要归档的文件即可转移到资料库中管理。


四、权限化的搜索平台及多模式的借还管理体系,实现档案高效利用


会博通为英德中医院提供了面向工作职能与用户的捜索平台,英德中医院员工可依权限在搜索平台中捜索查阅档案,如有需要,即可将档案文件勾选放入“收纳盒”中,提交电子档案、实体档案或打印复印件的借用 /借阅申请,借阅电子档案可按批准的时效在线査阅,借阅实体档案可从线上申请,线下取用,申请打印可由档案管理员设置阅读与打印水印,限定文件使用用途,并提供统一的借还统计功能,实时掌握借还情况。


经过一年多的应用实践,英德中医院在档案管理方面实现了有序化、标准化、信息化和人性化管理,大幅度提升了档案的管理效率和利用率,为英德中医院迈向数字化管理打下了坚实的基础。