如何做好档案管理?3步搞定,档案管理员必看

2020/9/8 15:46:10       来源:        作者:       浏览量:  1

档案管理看似吃力不讨好,却又是不可或缺的基础性工作。通过它,可以记录下公司发展过程中的真实面貌,延续企业的文化及历史;又能帮助业务部门以档案材料为依据,吸取过往经验及教训,做出合理决策。    

预先准备

① 认识管理对象

什么是“档案”?只有社会或个人在社会活动中直接形成,保存备查的各种形式及载体的数据、信息和知识记录,才能称之为档案。       

档案具备原始记录性、回溯性等特性。判断一份文件是否属于档案,可参考以下这三点:

此文件是否办理完毕。假如一份文件还处于流程之中,那么就不属于档案;◎  此文件是否具备利用价值。盲目保存经营过程中产生的所有文件,本质上是资源浪费;◎  是否按一定规律集中妥善保存。单独随意搁置的文件也不能称之为档案。

 

② 明晰管理范围:

该管理哪些?档案管理涵盖的范围很广,既可涉及品牌宣传、合作荣誉、大事件等对外资料,也可覆盖战略规划、投资运营、业务评估等对内材料。

与此同时,文书规范性、离任审计、监察资料、无形资产等管理性质的资料,可以转化为档案的一部分;制度流程、企业文化等宣传色彩的材料,也是时常被归档的对象。

    ③ 组织人员配置:由谁进行管理?档案管理不是单打独斗,而应「统一指导、分级管理」。

在设置专门的档案管理人员,负责拟定规划、制度及实施方法的同时,最好应在各部门配置相应的兼职人员,负责本部门材料的形成及收集。必要时,还应组织相关人员进行档案管理培训。

④ 确定场地支持:应存放在哪里?在具备条件、符合需求的情况下,可将档案放置在档案室内;没有条件的情况下,也可以设置带锁的柜子进行档案归置。

 

 

开展工作

开展档案工作,要求档案管理人员具备耐心、细心的同时,又得具备原则性,严格按制度、规则办事。可参考以下开展工作过程中的实用建议~

① 确立档案管理的制度与流程是关键。应在符合公司实际需求的基础上,制定贴合档案管理人员工作习惯的制度。可在拟写制度及流程前,借鉴国家规范制度及优秀企业档案细则中的闪光点。

     *档案管理制度示例

一般来说,档案工作的具体流程可分为:文件审核、文件接收、文件录入、文件整理及归档、库房整理。每块细分类别下又有不同的注意事项。

               

② 做好档案的分类管理是基本原则。档案管理人员应将各部门提交的文件、材料、证照等,按照归档要求组件,有序排列,以便后期的管理及利用。一般来说,组件是以单份文件为一件,但也可将关联紧密的多个件组成一件。

 

 

 后期利用

 

档案管理不是将档案整理完就算结束了。让档案有效流通及利用,才是档案管理的终极目标。

① 建立查询、借阅等制度,让档案成果惠及员工。原则上由档案部门对统一保管的档案文件进行利用,文件生成部门不得随意将其生成持有的文件外借。

档案可通过原件、复印件、电子件、在线阅览等形式进行利用,档案管理人员应根据文件借阅方式和档案密级不同(公开、秘密、机密、绝密),制定不同的借阅流程。同时注意档案归还时不被涂改、保存完整。② 根据档案信息,为公司决策提供数据支持。在档案整理的过程中,就可收集相应的数据及建议。

 

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