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对合同在重大建设项目档案中集中排序问题的研究

2020/10/16 17:48:11

要:合同是重大建设项目档案构成的重要组成部分,其排序结果直接影响项目档案的系统性程度和检索利用效果。一些单位将合同集中排序的做法是否科学合理,文章从项目档案的排序规则、集中排序的弊端、应注意的几个问题等方面进行分析研究,以探讨现有管理制度下的排序方法。

关键词:项目档案;合同;排序;规则

 

系统性是反映重大建设项目档案(以下简称项目档案)质量的重要指标之一。合同作为规范参建单位权利义务的重要载体,是评判建设项目是否依规进行、合法有效的重要依据,已贯穿项目建设各个阶段,成为项目档案的重要组成部分。其合理排序是项目档案系统性的重要体现,也是项目档案整理质量的重要参考指标之一。然而,一些单位整理项目档案时,为便于管理和查找利用,把合同按照文种组卷后,集中排列在一起。这种排序方法是否科学合理,大家莫衷一是,给项目档案的整理归档工作带来不少困扰,下面就此问题进行一些探讨。

1合同在项目档案中的排序规则

1.1 内容的关联性。组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系。[1]所谓“有机联系”就是指事物诸要素或者事物之间按照一定的秩序结合在一起,形成一个新的系统或者新的整体,在系统内部或新的体系内部要素之间和事物之间的这种相互影响相互作用的关系我们称之为有机联系。因此,保持文件内容之间的关联性是项目档案中合同组卷、排序的最基本要求。具体来讲应做到以下三点:①合同排序应体现合同的来龙去脉,即合同的订立、履行、变更、解除、合同签订前的招投标文件、谈判文件、争议解决的仲裁、诉讼文件等应作为一个有机联系的整体进行分类、组卷和排序;②保持合同与其对应的建设项目中各要素的关联性,合同排序应兼顾与其前后文件的关联性和针对性;③合理界定有机联系的内涵和外延,根据文件的重要程度、因果关系、结论性和过程性文件等属性确定卷内文件的先后顺序和案卷的排列位置。

1.2 形式的系统性。 “档案的排序则是指,将大量的、无序的档案在实体及信息层次上按照一定的规则进行排序,从而形成一个严格有序的有机整体”。[2]建设项目档案是一个严格有序的有机整体,具有明确的系统性特点,排序结果作为客观形成规律与主观认识高度契合的产物,在形式上应把系统性这一特点充分体现出来。

1.2.1体现建设流程

1.2.1.1合同按建设阶段排序的依据。《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)5.5款规定:建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。[3]合同作为项目档案的重要组成部分,其排序必然遵循而不能违背这一原则,即不同建设阶段形成的合同不宜跨阶段按文种集中排列在一起,而是放在合同内容所针对的建设阶段整理归档。

1.2.1.2 合同所属建设阶段的界定标准。我们如何确定一份合同所属的建设阶段呢?首先,考虑合同的形成时间,即合同签署日期。其次,应考虑合同的实际形成时间与理论形成时间的吻合度,对于因工程进度或其他特殊情况导致的“先履行后签署”类合同,应根据合同内容以理论形成时间为准进行排列。最后,对于合同各方签字日期不一致、不完整,甚至缺失的情况,应及时进行考证,并结合合同内容确定合同所属建设阶段。

1.2.1.3合同与建设阶段的一般对应关系。根据判断合同所属建设阶段的依据,合同与建设阶段的一般对应关系如下:项目前期产生的合同主要包括:土地征用、拆迁安置协议、建设环境影响评价、技术咨询合同;项目设计阶段产生的合同主要包括:勘察设计合同、文物钻探合同、设计(初步设计、技术设计、施工图设计)合同;施工阶段产生的合同主要包括:承包、发包合同、施工合同、施工安全协议、配套设备采购合同;项目监理阶段产生的主要合同:监理合同;项目竣工阶段产生的合同包括:沉降监测技术服务合同、竣工决算外部审计合同等。由于合同签订各方的隶属关系、合同性质、管理习惯的差异,合同名称有合同、协议、备忘录、具体执行文件等称谓上的差异,但不影响其所属建设阶段的判定。

1.2.2区分不同专业。重大建设项目一般由很多单项工程和专业组成,涉及工艺、通信、电力、设备、附属工程等专业,不同专业形成的文件材料具有一定的独立性,相关合同应与该专业形成的文件材料一起组卷和排序,即使在同一建设阶段内亦不应该跨专业组卷或排序。

1.2.3遵循形成规律。在项目档案的组卷、卷内文件排序,以及案卷之间的排序方面应遵循文件材料的客观形成规律,保持文件之间的有机联系,便于项目档案的保管和检索利用。切勿将全部合同类文件按照文种进行盲目组合,按照合同签订时间或重要程度进行简单堆砌,人为割裂文件之间内在、客观、必然的联系。

1.3 分类的逻辑性。为便于保管和利用,无论实体项目档案的整理还是信息资源的管理,都应该体现出成套性这一框架下的层次性和逻辑关系。具体到项目档案内的合同排序,应遵循不同建设阶段的合同放在不同建设阶段组卷和排序,不同专业的合同放在相关专业组卷和排序,专业间形成同位平行关系,专业内形成上下位隶属关系,而非主观臆断下的自由组合。

 

2 项目档案中合同集中排序的弊端

2.1 合同集中排序割裂文件之间的有机联系

由于合同本身产生的过程不同,比如公开招标、邀请招标、商务谈判等,决定了合同签署前形成不同的依据性文件;合同履行过程中有的完全依据原合同条款履行,有的需要变更、补充或废除;一些合同还会产生争议处理文件等,上述文件材料都是与合同文本密不可分的内容,如果将整个建设项目形成的各类合同按照文种进行集中组卷或排序,必将割裂文件之间内在的必然的联系。

2.2 合同集中排序打破了建设流程间的逻辑关系

建设项目的酝酿、决策、立项、可研、设计、施工、竣工、验收、后评估、反馈等工作流程是一个逻辑严谨、承上启下、环环相扣的闭环管理系统,[4]各建设阶段之间具有严密的逻辑关系,各建设阶段形成的项目档案也同样具有明显的流程性和逻辑性特点。因此,将不同建设阶段形成的合同集中排序,违背了项目档案按建设阶段进行排序的原则,同时,也打破了建设流程间的逻辑关系,无法科学反映建设过程。

2.3 合同集中排序违背项目档案管理同步原则

建设项目文件材料的收集、整理、归档应与项目建设进程同步实施。[5]同步形成、同步收集、同步整理是项目档案管理中的原则之一。一个建设阶段结束后应及时将该阶段形成的文件收集、整理,有利于项目档案的完整、准确、系统,在提高工作效率的同时,便于及时发现问题,及时整改,避免亡羊补牢。如果将合同集中排序,只能在建设流程全部结束后方能进行,与项目档案管理同步原则相违背。

3 合同排序应注意的几个问题

同一建设阶段形成的合同,在组卷时应遵循合同订立、变更、履行等形成规律和特点,按照合同性质、专业、重要程度、形成日期等逻辑关系进行有序组合,并处理好以下几种关系:

3.1 合同与招投标文件的关系。《招标法》第四十六条规定:“招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内,按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议”。由此可见,招标文件与投标文件作为要约和承诺的关系,合同则是要约和承诺的最大公约数,招投标是过程,合同签订是结论。根据档案排序中结论性文件在前,过程性文件在后的通行做法,在组卷或案卷排列时应当先排合同,后排招投标文件,以保持二者之间的有机联系和逻辑关系。

3.2 采购合同与设计文件的关系。一切投资项目都是根据特定的用途进行的,每一项工程都是为发挥其特定的用途来设计的。因此,对拟建工程事先应有明确的概念,即投资规模、技术标准、设备选型等都要预先设计,为主要设备和材料的预安排订货提供清单,方能进行购置和施工。由此可见,根据建设流程应先形成设计文件,后形成配套设备及服务的采购合同,设计文件应排列在前,设备、服务等采购合同应排列在后。对于非依据设计文件进行的一般采购活动,其合同排序不受此限。

3.3 合同与其履行文件的关系。合同履行过程中出现的合同条款变更、签署补充协议形成的文件材料,应和主合同集中排列,并排在其后;合同争议解决形成的友好协商材料、仲裁、诉讼材料等应将结论性文件排列在前,过程性、依据性文件材料排列在后进行组卷,并排列在与之关联合同的前面;被判定为无效或双方协商作废的合同,可把结论排列在原合同所属阶段的对应位置,上述合同不再归档。

3.4 非纸质合同排序与对应纸质合同的关系

《合同法》第十一条规定合同的书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。那么上述非纸质文本类合同如果以光盘、移动硬盘等载体形式归档,应注明其载体类型、存放位置和档号等信息后单独保管,并以互见号的形式与对应的纸质合同进行关联,而不宜与纸质项目档案混同归档。

 

4 结论

    综上所述,合同不宜机械地按照文种组卷或集中排列在某一建设阶段,而是根据合同签署日期并结合内容确定所属的建设阶段。同时,正确认识合同的订立、变更、履行等过程形成文件材料的有机联系及与设计、招标等建设活动的相互关系,并在充分考虑特殊载体合同保管条件的基础上,进行科学组卷和系统排列,以清晰体现建设流程、专业特点和组卷特征。

参考文献:

[1] GB/T 11822-2008,科学技术档案案卷构成的一般要求[S].[2] 鲁辉东,张正强,张建松.试论档案的排序,浙江档案[J].1993(11).5-7.[3]DA/T28-2002,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].[4] 田煜.合同档案规范化管理的探索与思考—以中国联通河南省分公司为例,档案管理[J].2013(5).33-34.[5] 刘忠秀,王毓慧.关于建设项目档案验收中的合同管理问题,档案天地[J].2016(12).54-56.

(作者单位:中国联通河南省分公司)

 

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