效率革新加速!会博通档案管理系统助力佛山公控集团打造数字档案中心

2021/12/16 0:00:00       来源:        作者:小博       浏览量:  369

佛山市公用事业控股有限公司,简称公控公司,成立于2006年,是经佛山市人民政府出资成立,由佛山市国资委监管的国有控股有限责任公司,在“2021年佛山市百强企业”中位列上榜佛山国企第1名,总榜单第14名。



作为佛山市国有企业的排头兵,公控公司核心业务聚焦水、电、气、环保(固废)、智能制造五大核心主业,形成了涵盖综合能源、大数据服务、供应链贸易的产业发展格局,持续为社会经济发展、贡献公控力量。

公控公司坚持创新发展,十分重视信息技术在企业管理中的应用,为更好联通业务协作,引入了致远OA系统。最近,又与绍林科技达成项目合作,引入会博通档案管理系统,实现纸质档案与数字化档案的全生命周期管理,让企业的经营和发展得以长足的积淀!

打通单点登录功能,免登录访问数字档案室


应公控公司委托,绍林科技通过集成开发、参数配置、安全保障等技术方式,打通会博通档案管理系统与致远OA的“单点登录”功能。公控公司员工登录致远OA,即可点击相应按钮,单点登录到数字档案室,避免了重复输入账号密码的麻烦。 


(系统集成逻辑图)

开通用户同步功能,无需重复构建用户信息 


绍林科技为公控公司开发了用户同步功能,致远OA系统中现有的组织架构与用户,可以自动同步到会博通档案管理系统中,并且可跟随致远OA系统中用户的增加、删改,自动进行同步更新,保证了企业内部组织架构与系统用户结构的一致性,也避免了用户信息的重复创建,大大提高了工作效率,节省了管理成本。



(自动同步OA组织框架)

归档文件跨系统自动接收,档案管理及时高效


绍林科技为公控公司定制开发了专门的服务程序,能定时从致远OA系统中,按照预先设定的规则定期抓取已定稿的文件数据。包括元数据(档案著录项)和文件内容,自动转存到数字档案室中,实现了跨系统的文件自动接收,也使公控公司的档案管理工作接续到了文件形成时,大大提高了档案管理的及时性和工作效率。


(辅助自动归档)

消息跨系统实时同步,待办事项及时触达


应公控公司一体化待办审批需求,绍林科技将数字档案室中的流程信息,全部同步至致远OA系统消息中。通过OA系统,公控公司员工点击OA待办详情,便可跳转至数字档案室审批流程,无需在多套系统之间切换,审批工作更快捷,实现了沟通与协作的数字化,助力管理者高效决策。

档案搜索穿透附件,返回最佳段落并高亮显示


绍林科技为公控公司数字档案室定制开发了穿透附件的档案搜索功能。根据关联词,公控公司员工可对档案正文,表单、附件、审批记录等关联文档进行全方位搜索,并匹配最佳段落,进行高亮显示,信息搜索更为全面和精准,最大程度提高员工档案搜索效率。

多维度授权体系,档案借还安全可控


于大型国企而言,信息安全高于一切。为确保数据安全,避免档案外泄,绍林科技与公控公司依据员工工作职能,搭建一套多维度的授权体系,依据权限返回搜索调阅内容,实现企业档案线上、线下、以及线上线下相结合的全方位档案安全管控体系。

(数字化借还审批流程)

未来,公控公司将以“资本运作、并购重组、新兴产业培育、自主创新”作为战略发展的四大抓手,致力于打造粤港澳大湾区内具有较强实力和较大影响力的国有资本投资和资本运营公司,跃升“中国企业500强”之列。

绍林科技将结合公控公司发展需求,充分发挥我们在文件、档案、知识一体化管理系统上的先进技术及强大的开放能力,持续探索数字档案室创新应用,进一步为公控公司文件、档案信息流转,优化业务流程提供助力。





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