【案例】德州市水利局携手会博通,实现水利档案信息化管理

2023/2/1 0:00:00       来源:最新案例        作者:小博       浏览量:  758

档案工作是水利部门在水利管理、水利科技、水利项目建设、水利资源普查等业务活动中所形成的各类具有保存价值的原始记录资料。德州市水利局为实现水利局档案管理制度化、标准升级,携手会博通建设一套综合性的水利档案信息化管理系统,实现实体与数字档案的一体化管理,达到水利档案分类、信息管理、档案利用的全面标准化管理。


水利档案信息化管理系统、水利档案管理系统


01客户简介

德州市水利局是德州市人民政府工作部门。其主要职责有贯彻执行水利工作法律法规和方针政策;负责起草有关地方性法规、政府规章草案,拟定全市水利工作的政策规定和管理办法并组织实施;负责提出有关水利价格、税费、基金、信贷的政策建议;拟定全市水利发展中长期规划,组织编制水利综合规划、专项规划。负责实施全市水资源的统一监督管理;组织实施水资源管理制度,拟定全市水中长期供求规划、水量分配方案并监督实施;负责全市水资源的统一规划和配置;负责全市水资源调度等工作。

02客户痛点

1)档案整理的规范性需进一步提升:现阶段,随着信息量的增加,水利等机关单位对档案管理人员的需求越来越大。工作队伍庞大与档案管理规范和流程的完善程度,形成了一定的矛盾,容易由此造成信息收集不完整或者信息收集重复等问题。

2)档案利用率还需进一步提高:水利等机关档案一直受到法律保护,尤其是有关业务开展的部分资料,都有保密要求。这些档案资料仅供内部工作需要使用,对于档案资料的利用来讲,受到许多的限制,同时使用时的审批流程严格、繁琐,导致使用率下降。

3)档案多,需进行系统化管理:重点项目的工程承包合同书、施工许可证、开工报告、工程技术要求、技术交底、可行性研究报告、地质勘测报告、水文勘测报告等诸多档案等都需要进行统一管理,要做到有序化管控得做好系统化整理。

4)需进一步提升档案数字化水平:相较于传统纸质档案,涵盖电子印章、流程化应用、防伪技术等全电子化档案管理方式,可以让档案管理更为安全和便捷。水利档案需要进行全面电子化改革。

03会博通水利档案管理系统:信息化管理更便捷

1)在规范内进行流程化管档:会博通水利档案管理系统符合国家与行业相关规范要求,通过系统内置工具,档案管理操作可以轻松满足各项要求。系统同步提供“审批流”功能,系统用户可通过流程审批严格遵循归档管档制度,进行便捷协作。

2)多人参与,快捷分享:针对德州水利局对提高档案利用率的需求,会博通为其提供了多人参与管档的解决方案,如此同一份电子档案可同时供多人查阅。若有档案分享需求,系统用户可在权限范围内,使用二维码等方式进行快捷分享。

3)档案分类框架自主可调:针对档案系统化管理需求,会博通水利档案管理系统提供了标准化的分类框架,用户可根据框架进行档案管理。为充分适应细分业务需求,会博通档案分类框架支持自主调整,层级不限。

4)档案管理全面数字化:针对档案数字化需求,会博通为德州水利局提供了全面的档案数字化解决方案,从档案收集、到档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案利用、档案编研、档案统计等档案管理全流程都满足数字化需求。并且,会博通系统内置电子归档印章、批量化处理等功能,为档案数字化安全提供高效助力。

随着信息技术发展,各部门对档案管理需求的提升,优化水利部门档案管理机制,提升信息利用率,是当前档案管理发展的必然趋势。德州市水利局积极拥抱现代化科技,与会博通携手推动水利档案信息化管理,使得水利局的档案管理水平得到全面提升。



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